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私の愛しいアップルパイへ
私がこの世で最も嫌いな言葉が何か分かりますか？
「割り込みタスク」、、、ですって？いいえ、違いますけど。正解は「ゴーカート」です。幼い頃100円のゴーカートで派手に転倒してから、今でも見ると足が震えるんですよ。楽しんで乗ってる人を見ると憎しみすら湧いてきます。
関係ない話は置いといて本題に入りましょう。今日お話したいのは割り込みタスクに振り回されないようにする２つの対策についてです。
小さな割り込みタスクが時間不足の原因になる
予期せず割り込んでくるタスクの取り扱いには注意が必要です。人からの急な依頼には特にです。
人から割り込みが入ると、どうしてもそちらを優先したくなります。依頼されたばかりのタスクは他のタスクより印象が強く残りますし、人からの依頼であればどうしてもそちらを優先したくなります。
もちろん、実際に緊急の要件であればそちらを優先するのはなんの問題もありません。問題なのは、さして優先度の高くないタスクを、単にいま依頼が来たからという理由だけでほとんど無意識のうちに最優先事項にしてしまうことです。
すると、元々やろうと思っていた重要なタスクがどんどん後まわしになっていきます。結果的に「今日なにやってたんだっけ？」か「時間が全然足らない！」と叫ぶことになります。これは本当によくある事態です。
実際、タスク管理のセミナーなどをやってきた経験から、この割り込みタスクの取り扱いに関する悩みをほとんどみんな抱えていることが分かりました。
割り込みタスクに振り回されないようにする３つの対策
最優先すべきでない割り込みタスクに振り回されないようにするために、私がいつもおすすめしていることが３つあります。
即対応なら割り込みの記録をとる
すぐやらずにタスクリストに登録する
あとで予防策を考えるようにする
１．即対応なら割り込みの記録をとる
まずは実際に緊急の要件だったり、どうしても断り切れなかったりで、その場で即対応すると決めたタスクについては、割り込みの記録をとるようにしましょう。
何時何分にどんな割り込みが入って、何時何分に終了したのかを記録にとるのです。
人から話しかけられたのを堺に、無意識のうちに割り込み対応に引きづられていたということはよくあることです。記録に残していれば、本来やろうとしていた重要タスクを置いといて割り込みに対応しているという自覚が芽生えます。
また、記録に残しておけば、後ほど対策を打つためのデータになります。これは３つ目でもっと詳しくお話します。
そして、記録にとっておけば、どうでもいい作業に時間をとられる被害を最小限に抑えられるでしょう。タスクシュート時間術の中で佐々木正悟さんはこんな風に述べています。
これからとるとる行動にかかりそうな時間を見積もったうえで、実際の行動を開始し、時間を計るようにしましょう。時間を計れば、時間的なダメージは必ず小さめに抑えられます。時間を図らないと、どうでもいい作業に5～6時間費やしてしまうこともあり得ます。
２．すぐやらずにタスクリストに登録する
重要度の低い割り込みタスクをすぐに対応しないようにするだけで大きな効果があります。すぐにやらなくて良いものは、普通にいつものタスクリストに登録するように心がけましょう。
割り込みが入ったときに条件反射的に対応するのではなく、タスクリストに書き出して一呼吸してみるんです。一度いつものタスクリストに書き出してみると、不思議なほど落ち着いてきます。そして、割り込みに脱線することなく、スムーズに本来やろうとしていたタスクに手をつけられるようになります。
３．あとで予防策を考えるようにする
緊急の割り込みタスクが頻発するなら予防策を考えるようにすると長期的な効果がうまれます。
緊急で割り込んできたということは、予防が足りなかった結果なのです。１で溜まったデータをもとに、事前に予防できる方法が無いかを考え、行動に移すようにしてみると、割り込みタスクはどんどん減らせていけます。
例えば、上司から急に「今とりかかっている仕事の進捗状況をメールで教えろ」という割り込みタスクがあったとします。そのときは急いでメールの作成に入ってしまっても構いません。記録は忘れずに。
問題はその後です。ただ対応しただけでは、またいつ同じ割り込みが入ってくるか分かりません。ですから後で予防策を考えます。
今回の例でいえば、例えば２つ予防策が考えられます。「毎日業務が終わったら日報を書いていつでも見られるところに共有しておく」ですとか、「進捗状況を報告するときのテンプレートを整理する」といった対策です。
割り込みタスクに振り回されないようにする３つの対策
今日は割り込みタスクに有効な対策を３つ紹介しました。
即対応なら割り込みの記録をとる
すぐやらずにタスクリストに登録する
あとで予防策を考えるようにする
割り込みタスクの数を完全に0にすることは出来ませんが、割り込みタスクに振り回される状態を解決することはできます。
これらは単にタスクの処理を効率化するということだけでなく、自分でタスクをコントロールできている状態が、あなたに素晴らしい安心感と安定感を与えてくれるでしょう。
貴下の従順なる下僕 松崎より