私の愛しいアップルパイへ
GTDの功績の１つは、情報整理フローを提示することで噴水のごとく沸き上がってくる「気になること」を整理する方法を教えてくれたことです。そしてそれが、ストレスを減らす重要なポイントとなることを教えてくれたことです。
我々は溢れんばかりの情報に埋もれるように生活しています。自分の中から沸き上がってくるアイデア、SNSで見つけた興味深い記事、他人から貰った伝言メモなど。
これらの適切な整理フローを持たなければ、身の回りにどんなに重要で有益な情報が溢れていようとも無意味です。それどころか、まだ整理されていない「気になること」が増えることで脳内メモリを消費し、大きなストレスになるでしょう。
「ガッデム！そんなことはゴメンだ！おい誰か！あんまりだ！このままじゃあとても不安だ！！！」
と叫びだしたあなた。よく考えなさい。あなたにはなぜ口は１つしかないのに、耳は２つもあるのか。
「気になること」の整理フローを持てば情報に埋もれずストレスフリーになれる
日々発生する「気になること」の数をコントロールすることはできませんが、それを整理するフローは事前に作っておくことができます。そして、「気になること」を効率的に整理して常に「気になること」が整理されている状態を作ればストレスフリーになれるでしょう。
GTDのなかでも情報整理フローが紹介されていますが、もう10年近く前の本ですので今の時代に通用しなくなっているのは確かです。
いまでは当時考えられなかったほど多くの情報ソースがあり、様々な情報保管場所があります。ですから私はGTDの整理フローの考え方はそのままに、いまの状況に沿って情報整理フローを考えなおしました。
▼それが、以下の画像にあるフローです。(クリックで拡大)
オレンジのボックスは情報の保存場所であり、黒い四角は情報を分別するための判断となっています。緑は処理タイミングを示しています。
いくつかこの情報整理フローを作るにあたって気をつけた点を３点解説します。
１．情報の一時保管場所(Inbox)を決める
まずもって大事なのは、(GTDでも言われていることですが)記録と整理のタイミングを分けることです。気になることが発生したら適切な保管場所にすぐに収納しようとせず、一時的に書き出しておく場所を作っておくことです。
この一時的な保管場所は郵便受けのような機能をはたすのでInboxと呼ばれています。
まずは最小限のInboxを作りましょう。私はデジタルとアナログで計2つのInboxを使っています。デジタルとアナログでInboxを分けているのは、アナログの情報(手書きのメモや郵便など)が発生したときにデジタル変換せずにそのままInboxに置けるようにです。
アナログのInboxとしては、A4程度の大きさの資料が入るものであれば何でも良いでしょう。私は以下の三段トレーを愛用しています。
デジタルの場合は、いつでもどこでも、どんな形式の資料でもすぐに保存できるツールが最適でしょう。現状、この点でもっとも優れているのはEvernoteだと思いますので、私はEvernoteを使っています。
２．定期的に整理するタイミングを決める
Inboxは一時的な保管場所に過ぎないので、定期的に整理する必要があります。この整理タイミングをきちんと決めて実行することが大事です。Inboxに気になることが積み重なっていくと、それはそれでストレスになるからです。
私は毎日寝る前にInboxを整理する時間を設けて、この整理フロー通りに気になることを綺麗に整理するようにしています。最低でも１週間に１度は整理を行う必要があるでしょう。
ちなみに私の場合、整理フローの左下のほうにありますが、作業中の資料の一時置き場があります。これも１週間に１度は使い終わった資料を整理する必要があります。
わざわざ保存場所を分けているのは、作業中の資料はいつでもどこでも取り出しやすい場所に置きたいためです。
これらはアナログ資料であれば壁に貼れるホワイトボードを使っています。
デジタル資料としてはやはり他社サービス連携が充実していて、同期もはやいDropBoxで落ち着きました。
３．最終的な資料の長期保存場所を決める
整理フローの一番左下に並んでいる２つのボックスは捨てられない資料を長期保存する書庫です。なるべく一箇所にまとまっていることが大切です。
これには容量が大きく、すぐに収納できて、検索速度も速い場所が必要にあります。この場所をどこにするかで利便性が大きく変わります。
できればすべてデジタル化する方が良いのですが、契約書の原本などどうしてもデジタル化しづらいものや、マニュアルなどデジタル化が困難なものに関してはアナログのまま保存しておく場所も必要になるでしょう。
私はアナログの資料保管場所としては、以下のようなA4封筒が横向きに入る一般的な収納ボックスを複数使って整理しています。
保管方法としては「超整理法」にのっとるのが効率的かつ検索スピードが速くてオススメです。
また、ほとんどの資料はデジタル化して保存しておくのですが、これは容量面、機能面、検索面でEvernoteがイチオシです。Inboxと同じツールにしておくことで、日々を整理をしやすくする狙いもあります。
自分専用の情報整理フローを作ってストレスフリーになろう！
今日紹介した情報整理フローは飽くまで私個人に最適化されたものに過ぎません。あなたにはもっと別の最適なやり方があるでしょう。手帳に情報を保存しているかもしれませんし、クラウドでなくスマホに情報を保存しているかもしれません。
ぜひ自分だけの情報整理フローを作ってみてください。そうすれば、整理されていない「気になること」に脳内メモリを消費するようなことは無くなるはずです。さすれば、あなたは自分が本当に没頭すべきことに没頭できるようになるでしょう。
もしご自身の整理フローをお作りになったら、ぜひ私に見せてください。
貴下の従順なる下僕 松崎より