私の愛しいアップルパイへ
以前の記事で私はToodledoとTaskChuteを併用する事を高らかに宣言しました。
このタイミングで我がタスク管理システム全体のツール使い分け方法を見直しましたので、その構成をご紹介する事にしましょう。
タスク情報をどこで分けるか
今回の構成変更はToodledoによるタスク情報の一元管理から脱却し、適切な粒度で情報を分散させる事が目的です。そうなると、今度はどこで情報を分割するかが大切になってきます。
利便性を損なわずにタスク情報を分割するには、情報を利用するタイミングでツールを分けるのが適切でしょう。
システム全体は分散していても、利用するタイミングごとになるべく情報を一か所に集約させるのです。
そこで私はタスク情報の高度ごとに階層で分ける事にしました。
高度ごとに４つの階層に分ける
“高度ごと”とは、人生のミッションを最も高い視点とした時に、ミッションを作業レベルの粒度まで落とし込んで行く流れを基準に分割する事です。
私の場合は主にこの“高度”によってタスク情報を見直す頻度が変わる為、 ツールもこの軸で使い分けます。
１．プログラム層
ここではミッションに対して注力すべき分野と、戦略の流れを取りまとめます。
基本的に期限は無く、項目も滅多に変動しないものです。例えば”健康の増進”や、”資産の管理”、”学習と成長”などがこの層に含まれます。
また、プログラムは複数のプロジェクトによって成り立っています。
年に１度か半年に１度は見直しを行います。
２．プロジェクト層
これはGTD的な意味でのプロジェクトと同義であり、複数の行動をグルーピングしたものです。
プロジェクトはそれぞれに個別の要素を含んでおり、ルーチン化が難しいものです。また、“始まり”と”終わり”が明確で、頻繁に増えたり減ったりします。
プロジェクトはいずれか１つのプログラムに所属しています。例えば、”○○マラソンへ参加する”という行動は、”健康の増進”プログラムに属する１つのプロジェクトと言えます。
プロジェクトは月に１度か週に１度は見直しを行います。
３．タスク層
実作業レベルでの管理単位です。”昼食”や”入浴”などの様に、日課となっているルーチンワークはこの層で管理します。当然プロジェクトから落とし込まれるタスクも多くあります。
タスクが細かすぎると管理が煩雑になりますし、逆に荒すぎると実行できない為、管理の粒度には注意が必要です。また、タスク単位で時間を計測していく事になります。
目安は１タスク３０分～６０分以内であり、それ以上かかるものは複数タスクに分割します。
タスクは毎日見直し、実作業の段階で都度参照します。
４．チェックリスト層
タスクの中でも”外出準備”や”ランニング”など、行動を定型化できるものはチェックリスト化し、この層で管理します。
タスクをさらに詳細な複数の動作に分割したもので、２分以内にできる動作の集合体です。
チェックリストは使用している最中に都度内容を見直していきます。なるべく多くチェックリスト化できる事を目指しましょう。
使うツールを選定する
さて、これでタスク管理ツールを使い分ける単位が決まった事になります。
次回はそれぞれの階層ごとに使用するツールを選定していきましょう。
貴下の従順なる下僕 松崎より
ネクストッ！ >> タスク管理術！タスク情報は４つの階層で管理する！！～ツールの使い分け方～
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