タスク完遂の秘訣！３つの視点でタスクを細分化しよう！！

私の愛しいアップルパイへ

終点はわかっているのにそこに辿り着く方法が分からない

そんな時に浮かべるなんとも言えない曇った表情をしていますね。

あなたの悩みを当ててみましょう。

「タスクの細分化が必要なのは分かってる。ただ、どうやれば良いかが分からないんだ！」ですね？

タスク管理ってのを学んでみると、タスクの実行を具体的にイメージできるレベルまで細分化するのが有効だと良く言われます。

「Wow！なる程！！」と思った所で中々うまくいかないのが現実です。細分化する事が有効なのは分かるのですが、どの様に細分化するかがあまり書かれていないからです。

「もうこれ以上はどうしたって無理だ！！」と叫び出すまで悩み続けろというのは、スマートな私には似合わないでしょう。そこで私にはタスクを細分化する時に考えるちょっとしたコツがあります。

それがタスクを細分化する３つの視点なるものです。まずそのタスクが３つの内のどの視点から見れば良いかを考えれば、細分化の糸口が見えるという訳です。

この方法はプロジェクトマネジメントの分野では有名な“WBS”というプロジェクト管理手法からヒントを得ています。”WBS”は企業活動の為のものですので、これを個人のタスク管理にも応用してやるのです。

もし”WBS”というものに興味があるなら、以下の記事がわかりやすいので良ければ目を通してみて下さい。

WBSでプロジェクトを成功させる – ＠IT情報マネジメント

それでは、タスクを細分化する時の視点を３つご紹介しましょう

私は何よりもまずこの視点でタスクを細分化できるかどうか最初に検討します。

なぜなら、この「アウトプットとパーツ」という視点にのっとってタスクを細分化すると、作業範囲が明確になりやすく、より正確にタスクを洗い出せる場合が多いからです。

実際、WBSの作り方としても、この視点にのっとるのが望ましいとされている程です。

どんなものかというと、アウトプット(成果物)をひたすら構成パーツ(部品)に細切れにして行くという方法です。

例えば”論文を書く”というタスクなら、その論文の目次をタスクとして細分化していきます。第一章、第二章、第三章、、、、といった具合にです。

必ずしも文章である必要はありません。タスクが”PCを作る事”であるならば、CPU、メモリ、HDD、マザーボード、電源と言う具合に細分化していきます。

アウトプットを構成するパーツをひたすら細切れにしていき、もう細分化できないレベルになったら、その最下段を１タスクとします。

例えば私の場合、このブログがまさにそうです。冒頭の序文、末尾の締め、第一レベルの見出し、第二レベルの見出し、見出しごとのアウトライン、実際の文章、レイアウト、の様に細分化していきます。

この視点のアキレス腱は、自分がそのタスクの内容に精通していなければいけないという点です。初めてPCを作る方がいきなりその構成部品でタスクを細分化していくのは不可能でしょう。

アウトプットが目的ではないタスクも存在します。そんな場合はこの「ゴールとプロセス」の視点でタスクを細分化します。

達成したい結果をゴールとして定め、ゴールに向かってどんなプロセスを踏んでいくかを考えます。

AをやってBをやってCとDを同時に進めて、、、という具合にです。これはフローチャートをイメージすると分かりやすいかもしれません。

例えば”セミナーを開催する”というタスクはこの視点が合致するでしょう。セミナーを開催する為に、メンバーを集めて、企画の内容を決めて、会場を決めて、告知をして、、、といった具合にです。

また、目的がアウトプットで、その内容が現時点で確定できない場合にもこの「ゴールとプロセス」の視点が有効です。

この視点のアキレス腱は「アウトプットとパーツ」と逆になります。つまり、様々なタスクに適用できる代わりに、細分化の粒度が荒くなり易く、タスクに抜け漏れが発生し易いという点です。

明確なアウトプットも複雑なプロセスも無いものがあります。それがこの「習慣と頻度」という視点です。

身につけたい習慣には明確なアウトプットもゴールも無い場合が多いです。

例えば、継続的な筋トレだとか楽器の練習だとか週次レビューなどがここに該当します。

この場合には、腕立て伏せを毎週月曜日に10回、スクワットを毎週火曜日に10回、ギターの練習を毎日、週レビューは毎週土曜日、、、といった具合に、習慣化すべき事とその頻度によって細分化していきます。

多くの人が言う様に、タスクの細分化は大変重要なステップです。これがタスク完遂の成否を分けるといっても過言ではありません。

今日紹介したアイデアはこのステップを手助けするちょっとしたコツです。しかし、どうも悩んでしまって先に進まない時や、やり方があってるか不安で仕方ない時などに助けになるでしょう。

あなたのその手元にある金色に輝くタスクリストを今一度見直してみて下さい。この新しい３つの視点によって、たくましい一歩を踏み出すきっかけになるかも知れません。

貴下の従順なる下僕　松崎より