どうも、jMatsuzaki株式会社のだいちです。
「１日24時間をぜんぶタスク管理するにはどうしたらいいんだろう……？」
本記事では、こういったお悩みについて回答していきます。
仕事の時間だけタスク管理をするのではなくて、日常生活や日々の行動も”タスク”として管理していきたい。
結論からいうと、そんなときは「タスクシュート時間術」を実行するのがおすすめです。
1日24時間をタスク管理する手法が「タスクシュート時間術」
見出しのとおり、1日24時間をタスク管理する手法が「タスクシュート時間術」なのですが、実際に画像を見てもらった方が早いかもしれません↓
このように24時間すべての行動を記録するのがタスクシュート時間術です。
画像にも書かれていますが、その特徴は以下の5つに集約されます。
- 「本日１日分の仕事」を１シートで管理する
- タスクは時系列に並ぶ
- 「１分以上かかること」はすべてタスクとして管理する
- 使い続けるとタスクの見積時間がで自動で計算される
- 今日の終業時間がリアルタイムに計算される
1分以上かかること、たとえば「お手洗い」や「朝の片付け」などもタスクとして管理していくのが特徴的なポイントでしょう。
もっとタスクシュート時間術の詳細を知りたいので場合は、こちらの記事をぜひご覧ください。かなり深く理解できるかと思います。
ちなみにツールは「TaskChute Cloud（タスクシュートクラウド）」という、タスクシュート時間術をクラウド上で実行できるものを使用しています。
24時間をタスク管理して得られるメリット
では24時間をタスク管理すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
実際に自分も３年間ずっと24時間を記録しているのですが、得られるメリットは以下の3つに集約されます。
- タスクの詰め込みすぎに気づける
- こなす量は同じでも、実行する順番を並び替えるだけで効率が上がる
- 時間帯によって集中できるタスクが何かを見極められる
1.タスクの詰め込みすぎに気づける
24時間を管理する一つ目のメリットは、タスクの詰め込みすぎに気づける点です。
タスクシュート時間術では、過去の実績値をもとにして、見積もり時間を自動で計算してくれる機能があります。
なので「朝ごはんは毎回20分くらいだな」とか「朝の散歩は平均したら17分で終わるな」ということがかなり正確に分かります。
そして自分の経験なのですが、仕事タスクだけを管理していても、日常タスクの見積もり時間を考慮しておかないと、すべてを回すことができなくなることが分かりました。
たとえば、朝ごはんを食べる時間（20分）、スーパーに買い物に行く時間（36分）、お風呂に入る時間（16分）、これだけでも60分は必要です。
これらの絶対に必要になる日常タスクを先に見積もりに入れておいて、残りの余った時間で仕事のタスクをスケジューリングする。
仮にそうしないで、先に仕事のタスクをスケジューリングしてしまうと、タスクの詰め込みすぎになることがほとんどでした。
24時間すべてをタスク管理することで、どれだけの時間を日常タスクに使えて、どれだけの時間を仕事タスクに使えるかを把握することができます。
2.こなす量は同じでも、実行する順番を並び替えるだけで効率が上がる
24時間すべてのタスクを管理すると分かるのですが、タスクの実行する順番を変えるだけで効率が上がったり下がったりします。
集中タスクの後に、続けて集中タスクを入れるのではなく、単純作業を入れたほうがはかどったり。
ごはんの前なら筋トレはできるけど、ごはんの後はどうしても筋トレのやる気が起きなかったり。
ゲームの必殺技コマンドを「↑←↓」のように入力して発動させるように、タスクも最適な順番で実行すると効率的にこなすことができます。
3.時間帯によって集中できるタスクが何かを見極められる
また24時間を管理していると、時間帯によって集中できるタスクが異なることにも気づきます。
先ほどと似たような話ですが、2番目はタスクの順番の話で、3番目は時間帯のお話です。
たとえば、朝は根気が必要な作業を、お昼以降はミーティングや単純作業を割り当てることで、全体的にこなせるタスクの量を最大化できたり。
運動などは、朝ならやる気が出るタイプと、夕方にやる気が出るタイプがいると思うので、記録を通して自分だけの最適解を見つけられるでしょう。
1日24時間をタスク管理した実例
「とはいえ、24時間すべてを記録するのってめんどくさくない……？」
自分も始める前はそう思っていました。
しかし実際に「TaskChute Cloud」を使いつづけると、これなしではタスクを回せない身体になってしまったのです。
TaskChute Cloud にはルーチン機能がありまして、これは翌日以降のタスクも自動的に生成してくれる機能です。
そして以下の画像、自動生成のみで作られたタスクリストをご覧ください。
このように、自分の場合は「41タスク」が自動的に生成されています。
自分の場合は、一日にこなすタスク量はだいたい「50タスク」ほどなので、毎日自分で登録するのは「10タスク」ほどにすぎません。
最初の7日間くらい使い続けると、すごく簡単に24時間を管理することができるようになります。
jMatsuzakiの実際の行動ログはこちらで公開されていますので、こちらもぜひご覧ください。
1日24時間タスク管理する方法と専用ツールまとめ
24時間をタスク管理してみたいなら、ぜひ「TaskChute Cloud」を使ってみることをおすすめしたいです。
使い方のステップとしては以下の記事がとても参考になるので、こちらもぜひご覧ください。