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私の愛しいアップルパイへ
前回は「自己管理に目覚めたなら最初に取り組みたい5STEP」と題して、自己管理を洗練させるために私が効果的だと考えているステップアップの流れを紹介してみました。
この記事を読んでヘラクレスの如く力強く勇敢に歩を進めようと決意したあなたのために、もう1つご紹介したいことがあります。私がそれぞれのSTEPで扱っている以下４つのツールについてです。
１．あらゆることを記録する「Evernote」
２．自由度の高いタスクリストを作る「Toodledo」
３．習慣から今日やることリストを作る「TaskChute」
４．1分単位で行動ログを残す「toggl」
自己管理に目覚めたなら最初に取り組みたい5STEP～ツール編～
私はデジタル化できるものはなるべくデジタル化する方針でいます。特に昨今ではクラウドサービスが普及し、自分のデータにいつでもどこでもアクセス出来るようになったことで、デジタル化ならではのメリットをいくつも得られるようになりました。
▼「クラウドサービスとは何か？」については以下をご参考にどうぞ
これから紹介するツールは、セキュリティ上の制限が厳しい環境では使えないものもあるかもしれませんが、きっとあなたに最適なツールを選ぶ上で参考になるでしょう。
STEP1．頭の外に書き出す癖をつける
このSTEPで扱うツールを選ぶポイントは4つあります。第一にいつでも使えること。第二にどこでも使えること。第三に1つの場所に保存しておけること。第四に検索できることです。
これらを踏まえて私が自信を持ってお教えするのが「Evernote」です。
日常のあらゆることを記録することに特化したクラウドサービスで、まさにこのSTEPに最適のツールです。使える容量も十分ですし、ツールが充実しているので外出先からスマホなどを使って記録するのも全く苦になりません。なんならメモ帳を使うより早く記録できます。有料プランもありますが、無料でも十分使い物になるレベルです。
自分で制作した資料や思いついたアイデアなどは漏れなくEvernote行きです。会議で配られた資料や郵便受けに届いたアナログの資料なども、スキャナーでデジタル化して最終的にはEvernoteへ保存します。自分に関するあらゆる資料が1つの場所に集約されていることを想像してみて下さい。これ以上の快感があるでしょうか。
STEP2．マスタータスクリストを作る
Evernoteに保存する様々な資料の中でも、タスクに関してはマスタータスクリストに保存していくことになります。
マスタータスクリストは今あなたの抱えているタスクが全て入ったリストになりますから、それはそれは膨大なリストになるでしょう。ですから、マスタータスクリストとして使うツールは、様々なタスクを様々な切り口で高速に整理できるツールが良いでしょう。
タスクリストとして扱うツールには実に様々なツールが存在しますが、私のイチオシは「Toodledo」というクラウドサービスです。
日本語対応していなかったり関連書籍が少なかったりと、一見とっつきづらいように思えますが、タスクリストとしての柔軟性の高さは素晴らしいです。
フォルダーやコンテキスト、実行場所や実行日、期限や優先度など、様々な属性をタスクに設定することができ、様々な条件でそれらを絞り込むことができます。見栄えも事細かにカスタマイズできます。Webの拡張機能やスマホアプリも充実しているので、いつでもどこでも活用できます。
有料プランもありますが、こちらも無料でも十分使えるレベルですので是非試してみて下さい。
▼以下はおそらく日本で唯一ではないかと思われるToodledo解説本です。
STEP3．一日の計画をたてる
シンプルな今日やることリストであれば、先ほど紹介した「Toodledo」で管理することもできます。Toodleにはタスクに実行日を設定することができるので、実行日が今日のタスクを絞り込み検索することで今日やることリストが作られるというわけです。
しかし、もっと高度な今日やることリストを作りたいと思ったなら、イチオシは「TaskChute」です。
TaskChute2はシゴタノ！の大橋さんが開発されたツールで、私が今まで使ってきたツールの中で最も今日やることリストの作成に適したツールです。ルーチンワークを柔軟に管理することができるので、使えば使うほど今日やることリストを作る負荷が下がっていきます。
そのうち朝起きたら今日やることリストがほとんど自動的に生成される状態になります。毎日24時間分の今日やることリストを考えるのは大変ですから、これは痛快です。
TaskChute2は有料ですが、無料版のTaskChuteも存在します。また、参考図書は少ないですが、製品にはスタートアップガイドが付属してきますし、有志がWeb上に多くの情報を載せてくれています。
STEP4．時系列で行動ログをつける
TaskChute2をオススメする理由はもう1つあります。それは、今日やることリストを作ると同時に行動ログもつけられるという点です。今日やるタスクを1つこなすたびに実績が記録されていき、今日やることリストが徐々に一日の行動ログになっていくのです。
朝が昼になり、昼が夜になるのと同調して、徐々にタスクリストが行動ログに移り変わっていく様は芸術的です。
TaskChute2はExcelをベースに動作するツールであるため、Excelの高度な表計算機能を用いて行動ログを分析できるのも大きな魅力です。
尚、TaskChuteが使えなかったり別のツールを探したい場合には、行動記録に特化したクラウドサービスである「toggl」がオススメです。
▼TaskChuteやtogglの解説本はありませんが、行動記録のコツや効果、記録ツールなどついて書かれた以下の書籍はオススメです。
STEP5．定期レビューを習慣づける
定期レビューでは、過去の資料やログについて振り返ることになるでしょう。ですから、今まで紹介したツールをそれぞれ振り返りながら実施していくことになるでしょう。
定期レビューを行った結果、試してみたいアイデアやこれから改善すべき点などが出てくることでしょう。それらは一枚のレポートとしてまとめて「Evernote」に保存しておくのがオススメです。
ツールでできることはツールに任せよう！
今日は自己管理を支援するツールとして以下４つのツールをご紹介しました。
１．あらゆることを記録する「Evernote」
２．自由度の高いタスクリストを作る「Toodledo」
３．習慣から今日やることリストを作る「TaskChute」
４．1分単位で行動ログを残す「toggl」
是非あなただけの自己管理システムを作り上げ、ツールでできることはツールに任せてしまいましょう。そうすれば、あなたはより高度で複雑で創造的な仕事に力を割くことができるようになるはずです。
貴下の従順なる下僕 松崎より