私の愛しいアップルパイへ
アナログ情報をきちんと管理できていますか？
あなたの事ですから、きっと様々な情報をノートPCやタブレット端末なんぞを駆使して効率的に管理している事でしょう。
しかし、アナログ情報はいかがですか。
これは私にとっても大きな悩みです。”耳が痛い”というのはこういう状態を指すのだと思います。アナログな情報をデジタルな情報管理と有機的に結合するにはどうすれば良いのか。悩みは尽きません。
今回は、そんな私が日々増えるアナログ情報をさばく時に気をつけているいくつかのコツをご紹介しましょう。
アナログ情報との対峙
“俺は電子データが好きだ。電子データは美しい。PCが嫌いなら、スキャナが嫌いなら、ディスプレイが嫌いなら、勝手にしやがれ！”
私がもしジャン＝ポール・ベルモンドであったなら、かの映画「勝手にしやがれ」で上記の様に呟いた事でしょう。
私はできる事なら全てのデータをデジタル化し、願わくばそれら全てをEvernoteへ保存したいと考えております。
現実は非情です。
保存したいと思う情報の全てを本気でデジタル化しようとしたならば、果たして地球があと何回まわれば良いのか、私には想像もつきません。
人生には時に“折り合い”が必要な時もあるのです（なんと悲しい事か！！）
アナログ情報と上手に向き合う為の３つのコツ
長々とお話して、あなたが自分の人生について深く考え始めてしまう前に本題に入りましょう。
今日の主題は「アナログ情報と上手に向き合う為の３つのコツ」です。
ラインナップは以下の通り。
１．デジタル化する基準を決める
２．超整理法を活用する
３．帰宅したらやるべき事
あなたが実に興味深いといった様子で瞳をキラキラさせながらしきりにこちらを見ているのが手に取る様にわかります。１つ１つご説明しましょう。
１．デジタル化する基準を決める
上述した通り、保存したいと思う情報を全てデジタル化しようというのは不可能というものです。ですから、デジタル化するかどうかの判断基準を明確にしておきましょう。
その前に、まずもって重要なのは本当にその情報は保存しておく必要があるかを考える事です。捨ててしまっても構わないものはさっさと捨ててしまいましょう。
その情報が真に保存すべき情報である場合、私がそれをデジタル化するかどうか決める基準は以下の２つです。
a．現物のまま取っておく必要があるか？
b．デジタル化にかかる時間は適切か？
アナログな情報の中でも現物のまま取っておかねばならないものが結構あります。例えば図書カードなどの商品券や、健康保険証などの各種証明書は、多くの場合そのまま保存しておく必要があるでしょう。
次に、デジタル化にかかる時間と、デジタル化した後に私が享受できる価値を天秤にかけます。例えばまったく読み返す機会の無い家電のマニュアルを全てデジタル化する為に、何時間も時間をかける事が賢いとは思えません。
２．超整理法を活用する
１で示した基準に合致せず、やむなくアナログのまま情報を保存する場合、私は超整理法の押し出しファイリングにのっとって情報を保存します。
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「超」整理法1 押出しファイリング (中公文庫) 野口 悠紀雄 中央公論新社 2003-05-23by G-Tools |
この時間軸を主キーに情報を管理するファイリング方法であれば、情報の取り出しにかかる時間も、情報を保存・整理するのにかかる時間も少なくて済むのでオススメです。コストもほとんどかかりません。
封筒に入れて、見出しと日付と印を付ける
封筒に入れた情報はキャビネへ
書籍や映画のDVD、音楽CDなどを除いて、保証書や証明書、雑誌やマニュアルなど、ほとんどの情報がこの手法で保存されています。
３．帰宅したらやるべき事
帰宅したら必ずやるべき事。なんだと思いますか？
いえ、それではありません。
正解は鞄の中の荷物を全て取り出し、元あった場所に戻す事です。
この習慣が根付けば外で受け取った情報が鞄の中で埋もれる事が無くなり、アナログ情報の処理漏れが格段に無くなります。
セミナーで配られた冊子、人から貰った名刺、レシートや領収書など。
家を出るときに入れていたものを所定の場所に戻す過程で、外で受け取った情報がわんさか出て来るはずです。
鞄の中身はもとの場所へ
ちなみに、この習慣は”アナログ情報の整理”という観点に留まらず、あらゆる事に応用できるので是非活用しましょう。
使い終わったものをきちんをスタート時点に戻しておくという癖は、ルーチンワークを作り出し、望ましい習慣を形成する為に必須の能力です。
もし鞄の中身を所定の場所に戻さずに、ある時は昨日使った鞄の中に入っていたり、ある時はリビングの椅子の上に置いてあったり、ある時は引き出しの中に入っていたりなんて事を繰り返していたら、仕事の効率は落ちるばかりです。
より多くの作業を「同じ事の繰り返し」状態にする事こそ、あなたの仕事をより効率的かつ効果的にするのです。
労力に見合った整理整頓を
という事で今日は私たちにとっての永遠の命題を取り上げました。
これらの中から少しでも役立つヒントを見出して頂けたなら、寒さでまともにキーボードが打てずに顔面が硬直した私の顔に再び笑顔が戻る事でしょう。
最後に１つ。
労力に見合った整理整頓を！！
貴下の従順なる下僕 松崎より
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▼ご参考－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-
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「超」整理法1 押出しファイリング (中公文庫) 野口 悠紀雄 中央公論新社 2003-05-23by G-Tools |
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