私の愛しいアップルパイへ
ああ、この年末年始の休み続きで曜日感覚が無くなっているかもしれませんが、今日は今年初めての“火”曜日です。
つまりあなたのハートに”火”をつける日だという事です。そう、２０１２年、アシタノレシピも順調に滑り出しました。
以下は本日投稿した今年初めての連載記事となります。
上記の記事では、アウトプットの質と量を上げる為の、全体的な考え方をよりよく知ってもらう為、“フローチャート”という道具をあくまで１つの例として紹介しました。
しかし”フローチャート”というは個人の仕事の内容を整理するのに優れた表現技法なのです。
という事で、アシタノレシピでは書ききれなかった熱い思いを、今日はあなたにだけこっそりお話しようと思います。
アウトプットのワークプロセス
アウトプットというのはどんな作業でも「入力・処理・出力」の組み合わせだと言えます。どんなに複雑な作業もこのたった３つの工程の組み合わせなのです。
１つの入力に１つの処理をして１つの出力をするのが最も単純なアウトプットでしょう。フローチャートにするとこうなります。
最少のフローチャート
この様な作業であればフローチャートにする必要はありません。リスト形式で箇条書きにした方が効率的ですし、可読性も高いでしょう。
しかし、実際にはこんな単純な作業はありません。少なくともあなたの様な高貴な方が行う作業では無いのです。そんな作業は私がかわりにやりましょう。
現実は過酷です。
複数の入力から複数の処理を行い、複数の出力を行う事が求められます。それどころか、複数の出力はそのまま次の作業の入力となり、「入力・処理・出力」という３つの工程はまるで蜘蛛の巣の様に複雑に絡み合います。
こうなってくると、とてもリスト形式では作業全体を書き表せなくなってきます。そして最悪の事態に陥るのです。そうですアレです。
頭の中で考えた事を頭の中だけに残しておく状態。そうです”ドーナツの穴”状態ってヤツです。
フローチャートの利点
ここで神々しい光をまとったあの道具の出番です。そうです“フローチャート”です。
多くの場合フローチャートというのは、企業活動の一環として、プロジェクト内の情報共有の為に作られるものだったりします。少なくとも個人的に自分のタスク管理の為に使っている人というのはあまり見た事がありません。
しかしそれは勿体無い事だと私は思います。フローチャートは、情報の「入力・処理・出力」の複雑な作業工程を表現できる技法として有用だからです。これは個人のタスク整理にも十分に使えます。
３つの工程を見事に表現できる
フローチャートでは、文書の入出力と処理を線で自由に繋げる事で、蜘蛛の巣状の「入力・処理・出力」を見事に書き表す事ができます。
複雑なフローチャート
上記の様に、”処理の同時並行”や”分岐”、”判断”、”出力を次の入力へ”といった事が柔軟に表現できるのです。
問題の箇所を特定する
さらにフローチャートの利点は、作業工程の全体を見渡すのに優れているという点です。
リストアップしただけでは分からなかった作業間の連携が見える為、問題になっている箇所や問題になりそうな箇所を特定するのに優れています。
実際、企業においても業務の流れを業務フローとしてフローチャート化し、問題特定の手法として使われているのです。
改善方法がわかる
最後にもう１つフローチャートの利点を上げましょう。その複雑な作業を効率化したいなら、打てる対策は明確になります。
これもアシタノレシピに投稿した内容と関連します。
上記の記事で私は「アウトプットの”質と量”を向上させる３種の神器」として、“ワークプロセス”、”テンプレート”、”チェックリスト”の三種を紹介しました。
以下の様な具合で、この３つの道具をフローチャートの問題の箇所に適用すれば良いのです。
・問題の箇所が“処理”なら個別に”ワークプロセス”を作成する
・問題の箇所が“文書”なら個別に”テンプレート”を作成する
・問題の箇所が“判断”なら個別に”チェックリスト”を作成する
作業工程の改善ポイント
メンドクサイか？
一々フローチャートを作るだなんて面倒臭いと思うかもしれません。しかし、作業の複雑性と作業負荷のバランスを意識し、適切なタイミングで作成すればそんな事は無いのです。
大まかにフローチャートを作成するまでの考え方のステップを記しておきましょう。
作業にあたっては、“ドーナツの穴”状態から抜け出す事が何よりも大切です。形式は問いません。頭の中の考えを文章化する事に執拗なまでにこだわりましょう。
次に、作業手順はリスト形式が基本です。Todoリストにタスクを書き出すだけでも良いですし、汎用的に使える手順を残しておきたいなら、Evernoteに箇条書きにして、チェックボックスを付ければ完成です。
それでも尚、どうしようも無い場合に使う奥の手がフローチャートなのです。
貴下の従順なる下僕 松崎より
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