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私の愛しいアップルパイへ
以下の記事では「いつかやりたいこと」を埋もれさせないタスク管理システムを作るコツと題し、重要なポイントをいくつかピックアップして紹介しました。
今日はもう一歩踏み込んで、タスク管理システムの構成についてご紹介することにしましょう。
４階建てタスク管理システムの全貌
上記の記事で私は「いつかやりたいこと」を特別扱いしないことが重要だと言いました。「いつかやりたいこと」を自然に日常生活へ溶け込ませることが大切だって演説をぶってやったんです。
この「いつかやりたいこと」を今日という日の出来事に落とし込んでいく上で、私は以下のような４階建てタスク管理システムを使用しています。
4F：「いつかやりたいこと」の実行計画
最上階に位置するのは「いつかやりたいこと」の実行計画です。ここには日々発生する雑多な作業や、泣く泣くやらないといけない仕事は入りません。「やりたいこと」だけにフォーカスを当てます。
そして、「長期計画」「中期計画」「短期計画」という風に段階的に計画を細分化していき、「いつかやりたいこと」を今日どこまで終わらせないといけないかという目標を作るのです。
私はこの計画を独自のフォーマットを作ってExcelで管理しています。ファイルは「Dropbox」で共有されているので、外出先でもインターネットさえあればどのパソコンからでも参照できるようになっています。
Microsoft Office Excel 2010 通常版 [パッケージ]
▼具体的なやり方は以下の記事をご覧ください
この4Fは、あなたが今どこに向かおうとしてるか、その確然たる方向性を与えてくれる場所です。
3F：全ての「予定」と「タスク」
3Fに位置するのは「予定」と「タスク」です。
「予定」とは動かすことできないイベントで、会議やセミナーなど実行タイミングが決まっているものを指します。
「タスク」とは自分で実行可能な最小の仕事で、資料の作成や環境の整備など実行タイミングを自分で決められるものです。
この3Fでは、以下のようなやらなければならないことの全てが洗いだされた状態にします。
・4Fの計画をさらに細分化したタスクやイベント
・計画にはない思いつきのアイデア
・その他、日々発生する雑多な作業やイベントの全て
「予定」と「タスク」を分けているのは、「予定」が「タスク」に埋もれて忘れ去られるのを防ぐためのものです。「予定」だけを別出ししておけば、人との日程調整なども格段にやりやすくなります。私はこの予定の管理に「Googleカレンダー」を利用しています。
「タスク」の管理には「Toodledo」というツールを使っています。このツールはタスク管理にどんな情報を扱うかかなり柔軟にカスタマイズできます。そのため、この3Fのやらなければならないことの全てが洗いだされた混沌とした状態を管理するのに向いています。
この3Fは、「やりたいこと」も「やるべきこと」も全てごちゃ混ぜにして今なにを最優先すべきか検討する場所なのです。
2F：全ての「今日やること」
2Fでは今日やることを決定します。3Fで導き出された優先事項の中から今日のいつ、どの順番でそれらに着手するか決めていきます。
重要なものから順に今日の空き時間を割り当てていくのです。
私はこの今日一日の管理を「TaskChute2」というツールにお任せしています。このツールは、今日のタスクを実行順に並べて上から実行していくことに特化したツールで、一日の管理に最適です。
この2Fは、「今日やること」だけを書き出してタスクを確実に実行に移すための場所なのです。
1F：チェックリスト
1Fはタスクの実行手順を書き記しておく場所です。これによって、過去に実行したことのあるタスクをもう１度実行するときのムダとムラを無くします。
実行手順をチェックリスト化して知恵を積み重ねていけば、毎回一から手順を考える手間が無くなります。そうすれば、より創造的で複雑な仕事に注力できるようになるでしょう。
私はこのチェックリストの管理を「Evernote」で行っています。Evernoteならどこに居ても使えますし、外部リンクを作れるのでお目当てのチェックリストをサッと取り出しやすいのです。また、リストの編集もすぐできるので内容が腐りづらいです。
この1Fは、過去のタスクを単純化して効率化し、より複雑なタスクに取り組む時間を生み出す場所なのです。
上から下へ落とし込む
このシステムの素晴らしい点は「いつかやりたいこと」の煌びやかさを損なわずに、少しずつ噛み砕いて日常生活に落とし込んでいる点です。出発点はあくまで「全てが自分の思い通りになるとしたら何をやりたいか」であり、そこに妥協はありません。
もし、いきなり「のっぴきならない現実」との折り合いの付け方から考え始めたなら、計画段階で”卑屈さ”に打ち負かされてしまうでしょう。「きっと、私にこんな大層な仕事は出来やしないわ！」と。
「いつかやりたいこと」を”憧れ”で終わらせず、しかし”妥協”もしたくない。そんな我が儘な要望に応えてくれるシステムをお探しなら、この「４階建てタスク管理システム」を参考にしてみてください。
貴下の従順なる下僕 松崎より