どうも、jMatsuzaki株式会社のだいち（ブログ「むーびんぐ」）です。
弊社はタスク管理ツールを開発している会社ですが、以下のような声を聞くことがあります。
- 「なぜかタスク管理が上手くいかないんです……」
- 「わたしタスク管理向いてないんですよね……」
なぜだか分からないけどタスク管理ができないという人には、ある共通点が存在すると思います。
逆にいうとその共通点を知って、対策を打ちさえすれば、「だれでもタスク管理を身につけることができる」といえそうなのです。
実際にもともとタスク管理が苦手だったのだけど、今ではきちんとできるようになった人を何人も見てきました。
- タスクの抜け漏れがなくなる
- 締め切りまでにタスクが終わらせられる
- 面倒くさいと思っていたタスクに、仕組みを使って手を付けられるようになる
本記事では上記を目標に「なぜ自分はタスク管理ができないのかわからない」という悩みを持っている人向けにお話していきます。
タスク管理が苦手な人の共通点
これまで仕事がら、いろんな人を見てきましたが、タスク管理が苦手な人の共通点は以下の３つに集約できると思います。
- タスクを頭で覚えようとしている
- タスクの粒度が大きい
- タスクの見積もり時間が楽観的
それぞれ詳しく見ていきましょう。
１．タスクを頭で覚えようとしている
最初のタスク管理のポイントは「頭のなかだけでタスク管理はできない」ということです。
なので必然的にタスクはどこかに書き出すことになります。
人間の短期記憶はワーキングメモリと呼ばれ、ワーキングメモリが覚えておけるものごとは、せいぜい４±１だといわれています。
頭のなかに覚えるべきことがあるだけでワーキングメモリは使われてしまうので、全部すぐに吐き出してください。
頭のなかをすべて吐き出すことをタスク管理用語で「GTD（Getting Things Done）」といいます。
自分もGTDを始めてからというもの、タスクの抜けがなくなったのはもちろんなのですが、頭をフルで使えている感覚が芽生えてきました。
ワーキングメモリを”記憶“に使うのはもったいないです。
ワーキングメモリを”作業“に使うことができると、仕事もはかどるようになりました。
GTDの手法のひとつとして、マインドマップもおすすめですので、興味があれば以下の記事も読んでみてください。
【簡単】マインドマップでタスク管理をする方法。GTDと相性良すぎる件
２．タスクの粒度が大きい
タスク管理が苦手な人の２つ目の共通点として、タスク管理の粒度が大きいことも挙げられるかと思います。
GTDでタスクを洗い出せたとしても、その洗い出したタスクの粒度が大きいと手を付けられなかったり、やっぱり抜け漏れが出てしまったりします。
たとえば「社内のブログを書く」というタスクがあったとしましょう。
この場合「ブログを書く」だけではタスクの粒度としては大きすぎるでしょう。
- アイキャッチ画像を設定する
- カテゴリを設定する
- URLを変更する
- 説明欄を設定する
などなど、ブログには細かい設定が多く、これらをタスクとして登録できていないと、実行を忘れてしまいかねません。じぶんもよく忘れます……
この対策としては２つあります。
- 手順書をつくる
- 細分化してタスクを登録する
対策の1つ目、手順書のつくり方は以下の記事にあるように、とりあえず実行ログをとり、その実行ログから手順書を作ってみるのがいいでしょう。
やらなきゃいけないけどめんどくさいタスク6種と対処法まとめ
対策の2つ目、タスクの細分化の方法は、主に４つのポイントがあります。
- １つのタスクには１つの行動だけを含める
- １タスク30分以下を目安とする
- １日のタスク量から最適値を見積もる
- タスクを細分化するタイミングを設ける
タスクを細分化すると、抜け漏れがなくなるだけでなく、次に何をすればいいのか明確になるため、タスクの実行がラクになる副産物もあります。
タスクの細分化について詳しく知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。
不調でもタスクをサクサクこなすために、タスクを適切に細分化するための４つの指標
３．タスクの見積もり時間が楽観的
タスクが苦手な人の共通点の最後のひとつは、見積もり時間を楽観視しすぎていることだと思います。
いいかえると、一日のなかにタスクを詰め込みすぎということです。
そして何を隠そう、昔のじぶんはタスクをぎゅうぎゅうに詰め込んでいました。
タスク一つひとつの時間を実際に計測してみてわかりましたが、すべてのタスクを実行したとしたら終了するのが27時30分などというのが常だったのです。
そしてタスクを詰め込みすぎて「今日仕事終わるかな……」と不安になり、不安を解消するために脱線する、という悪循環に陥っていました。
タスク一つひとつの時間を測ってみれば詰め込みすぎかどうかはすぐにわかります。
自分が実践したのはTaskChute Cloudでした。
TaskChute Cloudの画面
上記の①と④と⑤に注目していただくと、
- ①一日のタスクが１ページ上にすべて並んでいる
- ④すべてのタスクに見積もり時間が入っている
- ⑤その日の終業時間がリアルタイムにわかる
TaskChute Cloudは一日の時間割をつくるツールで、今日行いたいタスクを並べていくと、終業時間が自動的に計算されてわかるようになります。
じぶんの場合は一日の最初にタスクを並べていったときに、今日の終業時間が27時30分になっていたという感じです……それは終わらないよ……
「タスク管理が下手なんです…」という苦手意識の原因まとめ
- タスクを頭で覚えようとしている
- タスクの粒度が大きい
- タスクの見積もり時間が楽観的
全部を一気に改善することはたしかにむずかしいです。
だから一つずつ改善するしかありません。
タスク管理もスポーツと一緒で、意識して練習すれば上手くなります。練習すればするほどそのぶん着実に上達していきます。
YouTubeチャンネル「jMatuszaki株式会社」では、定期的にタスク管理にかんする情報を発信しているので、もしタスク管理を改善していきたいのであれば、ぜひいくつか動画を見てみてください。