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私の愛しいアップルパイへ

不調なときでも淡々とタスクをこなすための秘訣は、とにかくタスクを細分化することです。

タスクを大きな塊として捉えたままだと、タスクに取り掛かるハードルが上がってしまうため、十分な時間と意欲がなければなかなか取り掛かれなくなってしまうからです。結果的に生産性は大きく下がります。

例えば、「部屋を大掃除する」なんて大きなタスクが入っていたらどうですか？連続して休みがとれる年末年始くらいしかやる気にならないというものです。それが「机の埃をはらう」「リビングの床を激落ちくんで拭く」「お風呂の排水口の蓋を洗う」などのように細分化されていれば、少しずつ取り掛かれます。

ただ、鋭いあなたのことですから、すかさずこんな疑問を感じたことでしょう。「それではどこまで細かくしたらいいの？」と。

「タスクを細分化する効力は良く分かったわjMatsuzaki。ありがとう。でも、あんまり細かく管理し過ぎると、タスクの量が増えて管理負荷が上がってしまうんじゃないかしら？極端な話だけど、足を一歩前に出すとか、押入れの扉を開く、なんてところまで細分化するのはうんざりだし、逆効果じゃないかしら？つまり、タスクの適切な粒度を決める指標を作るべきだと思うの。そんなのは人それぞれだって言うの？あら、思ったより冷たいのね。」と。

なるほど、実に良い質問です。よろしい、今日はその質問にお答えしましょう。

タスクを適切に細分化するための４つの指標

あなたがおっしゃった通り、タスクの最適な粒度というのは人によって違います。相性がありますから。ただ、参考になるやり方はいくつかお話できるでしょう。今日は私がタスクを適切に細分化するために意識している４つの指標をご紹介しましょう。

１．１つのタスクには１つの行動だけを含める
２．１タスク30分以下を目安とする
３．１日のタスク量から最適値を見積もる
４．タスクを細分化するタイミングを設ける

１つ１つ見ていきましょう。

１．１つのタスクには１つの行動だけを含める

最初のセオリーは１つのタスクには１つの行動だけを含めるです。「請求書を作ってポストに投函する」では、ポストがあるときにしかタスクに取り掛かれなくなるからです。

タスクが複数の行動を含んでいると感じたときは、それを分解していく方が良いのです。

２．１タスク30分以下を目安とする

１つのタスクに取り掛かる時間も重要な視点です。例えば１つのタスクが数時間かかる場合には、途中で集中力が切れるため結果として生産性が下がります。

私の場合、無理せず集中力が持続できる時間は30分程度であるため、１タスクはなるべく30分以下に収まるように調整しています。

３．１日のタスク量から最適値を見積もる

１日のタスク量から最適なタスクの粒度を見極める方法もあります。

私の場合この１ヶ月間で、１日に処理したタスクの平均数は30個でした。これを下回ると場当たり的な対応が増えるため、満足度が下がります。逆に30個を超えて40個～50個近くになると、24時間を有効活用できた気がして充実度は大きくなります。

このように１日の流れに組み込んで考えることで、タスクの粒度を最適化することができます。

４．タスクを細分化するタイミングを設ける

タスクを細分化する最適な粒度が分からなければ、これを再評価するタイミングを設けるのも１つの手です。

つまり、そのタスクに取り掛かるのが面倒だと思ったときにそのタスクを細分化できないか考えればいいのです。

私は毎週月曜日に「週次レビュー」と称して今週の実績を評価して来週の計画を立てることにしています。この「週次レビュー」の手順の最後にはこんな風に書かれています。

今週中のタスクを見て、面倒だと思ったものはタスクを細分化するか、タスク名を具体化する。

タスクは細分化すればいいのは分かっているが。。

タスクを細分化することで、そのタスクに取り掛かるハードルを下げ、生産性を高めるとはよく言われることです。その半面、あまり細分化しすぎても管理が面倒になります。大切なのはバランスを保つことです。

今日はこの適切なバランスを保つために私が取り組んでいることをお話しました。少しでも参考になったなら、虫歯が完治したときのように嬉しいです。

貴下の従順なる下僕　松崎より