私の愛しいアップルパイへ
馬がカウボーイを支えているように、夢見るリアリストの足場を支えるのは洗練されたタスク管理システムです。
システムというのはほとんどがそうですが、構築するときよりも運用するときのほうが大変なものです。細かいメンテナンスを続けなければ、システムは腐ってしまうでしょう。
せっかく作り上げたタスク管理システムをドブに捨てるのはもったいないことです。そこで私がタスク管理システムを最新の状態に保つために日々やっているメンテナンス作業一覧をご紹介しましょう。
随時実行
まずは必要なタイミングで随時行っているものの紹介です。リッスン！
アイデアのメモ
日々の気付きや思い浮いたアイデアは、随時「Evernote」にメモします。メモの整理はこの後の日次作業で行うため、タグの分類やメモする必要があるかといった判断は不要です。とにかくメモをとり忘れないことだけに集中します。
移動中などパソコンが開けない状況でも、iPhoneのアプリである「QuickEver」を使うことで、いつでもどこでもメモをとり忘れないようにしています。
行動ログの記録
時間の使い方や日々の作業の地道な改善に取り組む上で、貴重な財産になるのが行動ログです。何時何分に何をやったかの記録をきちんと残しておけば、このあとの振り返り作業で役立ちます。
私は「TaskChute2」というツールに随時行動ログを24時間残していくようにしています。
日次作業
次に毎日行うメンテナンス作業についてご紹介しましょう。リッスン！
ミッションの確認
私は毎朝・毎晩、自分の夢を文章化したものを読み返すようにしています。この文章には「これから死ぬまでずっと何をやっていたいか？」が書かれています。
日々自分の夢に沿って正しい道を歩いているという感覚は、日常に大きなパワーを与えてくれます。
日次スタート
朝一の日次スタートでは「今日やること」を綿密に計画します。
日次レビュー
寝る前には、行動ログを振り返りながら複数の質問に答えるかたちで一日のサマリを文章にまとめておきます。私は4行日記を独自に拡張したものを使っています。
目標達成能力や突破力が飛躍的に上がったのは何気なく続けてきた4行日記の効果かもしれない | jMatsuzaki
アイデアメモの整理
同じく毎日寝る前に、随時作業でEvernoteのInboxに溜まったメモを整理します。不要なメモは削除し、必要なメモは適切なタグをつけた上で、適切なノートブックに分類します。
毎日Inboxが空になっているのが理想です。尚、郵便物などで紙の資料を受け取った場合には、同じくこのタイミングで整理しておきます。
Liftで習慣チェック
多くのタスク管理ツールの致命的な欠陥は、「どのくらいの頻度でやっているか」と「やらなかったこと」が管理できない点です。
私はこういった習慣の管理を「Lift」というツールを使って、毎朝前日分の習慣をチェックしています。
週次作業
続けて毎週行うメンテナンス作業についてご紹介しましょう。リッスン！
見積もり時間の修正
私は習慣化されたタスク(食事や入浴、通勤、定例会議や定例イベントなど)を全て前述した「TaskChute2」というツールで管理しています。
このツールにはタスクごとに見積時間を設定しているので、週初である毎週日曜日に直近の行動ログをもとにこの見積時間を修正します。こうすることで、作業予定がぐっと立てやすくなります。
プロジェクトリストの同期
タスク管理システムでよく使うデータとして「今取り組んでいるプロジェクトリスト」があります。このプロジェクトリストは、「PhraseExpress」というスニペットツールを使っていつでも呼び出せるようにしています。
さらにメモツールである「Evernote」のタグと、タスク管理ツールである「Toodledo」のフォルダにもこのリストを使っているので、それぞれのリストを最新に更新します。こちらも毎週日曜日です。
週次スタート
毎週日曜日の週次スタートでは一ヶ月の計画に進捗を記入して、来週の計画を更新します。以下の記事でいう短期計画の更新です。
週次レビュー
同じく毎週日曜日に、週次スタートに先立って一週間の振り返り(レビュー)を実施します。行動ログの分析や日次レビューの振り返りなどを行うことで、来週改善すべき点を明確にしてタスク化します。
月次作業
続けて毎月行うメンテナンス作業についてご紹介しましょう。リッスン！
月次スタート
毎月第一日曜日には月次スタートを行います。週次スタートでは短期計画の進捗を更新していましたが、月次スタートでは来月分の短期計画を作成します。
月次レビュー
月次スタートに先立って、月次レビューも行います。やることは週次レビューとほとんど同じですが、対象が週から月に変わります。
タスク管理システムのメンテナンス作業まとめ
洗い出すと色々な作業がありますが、これは全体の定期メンテナンスを１つにまとめると大変で続かないからです。ちょっとしたメンテンナスを小分けして負荷を分散したほうが、長く使えるタスク管理システムになります。
タスク管理ツールを使い始めてもなかなか定着しないのであれば、ツールを変えるよりタスク管理をメンテナンスする習慣をつくるのがオススメです。
貴下の従順なる下僕 松崎より