どうも、jMatsuzaki株式会社のだいちです。
「タスク管理の方法を一から丁寧に教えてほしい……今すぐ実践できるレベルでかみ砕いて解説してほしい……」
そんなお悩みに対して、タスク管理ツールを開発・運用する会社で働く自分が、できるだけ分かりやすく解説していこうと思います。
本記事では、タスク管理の3ステップ「①タスクをすべて書き出す→②タスクに優先順位をつける→③タスクを実行する」を紹介し、そのステップに対し合計5つの手法を紹介します。
この方法を実践することで、仕事の生産性を上げたり、仕事を効率よくこなすことができるようになったりすると思いますので、ぜひ参考にしてみてください。
ステップ１：タスクをすべて書き出す
タスク管理の最初のステップは、とにかくタスクをすべて書き出すことです。
頭の中でタスクを覚えようとすると、頭のメモリを無駄遣いしてしまうことになりかねません。
人間が一時的に保持しておける記憶のことを「ワーキングメモリ」と呼びますが、ワーキングメモリはおよそ7つの記憶しか保持できないといわれています。
なので今抱えているタスクは、メモ帳・ToDoリスト・Excelなどの”外部の記憶装置“を使いましょう。
タスク管理手法その１：GTD
頭の中のタスクをすべて書き出すには「GTD（Getting Things Done）」という手法がおすすめです。
GTDは、厳密には効率的にタスクをこなすために作られたタスク手法の名称なのですが、ここでは「頭の中のタスクをすべて吐き出すこと」と捉えてもらって構いません。
GTDとマインドマップはとても相性が良く、以下の記事でその詳細を解説しました▼
GTDの全体像をしっかり把握しておきたいときは、こちらの記事をご覧ください▼
ステップ２：タスクに優先順位をつける
タスクをすべて書き出したら、そのタスクに優先順位をつけます。
以下では優先順位のつけ方を解説します。
タスク管理手法その２：7つの習慣 時間管理マトリックス
優先順位をつける際に効果的な考え方が、7つの習慣の「時間管理マトリックス」です。
時間管理マトリックスは、「緊急度」と「重要度」で区切ってタスクを分類する方法です。
もちろん緊急度が高いタスクは優先度が高くなります。
その中でも重要度の高い”第一領域”のタスクは最優先に終わらせるべきでしょう。
タスクがどの領域に属するのか明確に区別するコツは以下の記事で解説しました▼
ここで、”第一領域”のタスクはもちろん優先すべきなのですが、そもそも緊急タスクが発生しないように予防するという考え方も重要になってきます。
予防のタスクは救急ではないが重要であるので、”第二領域”に含まれます。
その”第二領域”に集中するコツは、以下の記事で解説しました▼
ステップ３：タスクを実行する
優先順位をつけられたのであれば、あとはタスクを実行するだけです。
ただどうしてもやる気が起きなかったり、集中できなかったりすることがあるかと思います。
なので以下では、タスクを実行するために効果的な方法を3つ見ていきましょう。
タスク管理手法その３：ポモドーロ・テクニック
タスクを実行するために効果的な方法、一つ目は「ポモドーロ・テクニック」です。
ポモドーロ・テクニックは、目の前の作業に集中して取り組むために考案されました。
具体的には「25分集中 + 5分休憩」を1ポモドーロとし、4ポモドーロごとに15分〜30分の休憩をはさむという方法です。
ポモドーロ・テクニックには、今からすぐに実行できる気軽さがあります。
興味があれば以下の記事で詳しくまとめましたので、ぜひご覧ください。
タスク管理手法その４：マニャーナの法則
タスクを実行するために効果的な方法、二つ目は「マニャーナの法則」です。
馴染みのないことばかもしれませんが、この法則をまとめると以下のポイントに集約されるでしょう。
- クローズリストを作る
- 明日でいいことは明日やる
- ファーストタスクにかける
- 少しずつ頻繁に取り組む
タスクを実行するときはやる気に頼るのではなく、やる気がなくても進むような考え方を身につけるほうが、よりタスクが進むようになります。
マニャーナの法則は知名度こそ低いですが、本当に強力な考え方なので、ぜひ以下の動画を時間をとって見ていただきたいです▼
タスク管理手法その５：タスクシュート時間術
タスクを実行するために効果的な方法、三つ目は「タスクシュート時間術」です。
タスクシュート時間術は、「滑り台の上から流れるようにタスクをこなしていく」というコンセプトのタスク管理方法で、以下の5つの特徴があります。
- 「本日１日分の仕事」を１シートで管理する
- 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
- 「１分以上時間のかかること」はすべて管理する
- すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
- 「本日１日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
タスクシュート時間術を実践することで、高い集中力をキープできるようになり、仕事がサクサクと進み、予定どおりに仕事を終えられるようになります。
タスクシュート時間術のパワーについては、以下の記事でさらに詳しく解説しています▼
今回冒頭でお伝えしたGTDと、タスクシュート時間術を組み合わせるとこのようになります▼
さらにマニャーナの法則と、タスクシュート時間術を組み合わせるとこのようになります▼
タスク管理の方法に困ったらこの5つの手法を実践するのがおすすめです
- GTD
- 7つの習慣 時間管理マトリックス
- マニャーナの法則
- タスクシュート時間術
- ポモドーロ・テクニック
おさらいすると、タスク管理の3ステップは「①タスクをすべて書き出す→②タスクに優先順位をつける→③タスクを実行する」です。
そのステップに対して、今回紹介したタスク管理手法は大いに役に立つと思いますので、ぜひ実践してみてください。
タスク管理手法だけでなく、おすすめのタスク管理ツールも知りたい場合は、以下の記事ですべてをまとめましたので、こちらの記事もおすすめです▼