私の愛しいアップルパイへ
時間管理とタスクの振り分けにおいて、7つの習慣の謳う4つの領域といえばもうデファクトスタンダードといって差し支えないでしょう。
あの緊急度と重要度によって振り分けられる第一~第四領域までのことです。
この考え方自体はまったく理にかなっていて素晴らしいのですが、実生活のなかでこの4つをきちんと切り分けて考えることはそう簡単なことではありません。知っているだけの状態と、それを実際に使える状態ってのはコカ・コーラとペプシ・コーラくらいの違いがあります。
今日は第一領域から第四領域までを明確に切り分けるコツを伝授します。そんな必要はない?いいえ、あなたがなんと言おうと、今日は引き下がりませんよ!
7つの習慣の4つの領域を明確に区別するコツ。特に第二領域の見極め方
▼4つの領域というのは、緊急度の高低、重要度の高低によってつくられる以下のようなマトリクスです。
- 緊急度【高】&重要度【高】→第一領域
- 緊急度【低】&重要度【高】→第二領域
- 緊急度【高】&重要度【低】→第三領域
- 緊急度【低】&重要度【低】→第四領域
では緊急度と重要度の高低はどのように見極めればいいのでしょうか。
緊急度の高低は期限が差し迫っているか
マトリクスの左側にある第一領域と第三領域は緊急度が高く、右側にある第二領域と第四領域は重要度が低いということになります。
この緊急度を左右しているのは、期限が差し迫っているかどうかです。
明確な納期が決められていたり、差し迫った状況であったりすれば緊急度が高いといえます。逆に期限が設けられていなかったり、期限が差し迫ったりしていなければ緊急度は低いといえます。
一番分かりやすいのは納期でしょう。納期が差し迫っていれば緊急度は高いです。それ以外にも、いますぐやらなければトラブルになることも緊急度が高いものになります。
交通事故にあったら病院に行くのは緊急事項になります。それ以外にも、トイレに行くことも緊急事項といえます。または、食器を洗うことも放置すれば緊急事項になるでしょう。
重要度の高低はミッション・ステートメント
マトリクスの上側にある第一領域と第二領域は重要度が高く、第三領域と第四領域は重要度が低いということになります。
緊急度は分かりやすいですが、重要度は意外と曖昧になりやすい指標です。
書類整理やメール返信などの単純作業も長期的に考えれば重要にみえますし、食事や睡眠、食器を洗うことも長期的に考えれば重要なことにみえてくるかもしれません。
では、重要度の高いと低いの違いを明確に見極めるためにはどうすればいいのか。ここで重要な判別方法になるのが、ミッション・ステートメントに書かれているかどうかです。
4つの領域について語られているのは7つの習慣における第三の習慣にあたります。その前章となる第二の習慣では、ミッション・ステートメントを作ることについて語られています。
4つの領域における重要度をはかるものとして、このミッション・ステートメントが重要な指標になるでしょう。
「運動すること」がミッション・ステートメントに書かれていれば、ジムに行くことは重要事項になります。「身の回りを清潔に保つこと」がミッション・ステートメントに書かれていれば、掃除も重要事項になるでしょう。
4つの領域はミッション・ステートメントと連動して考える
大切なことは、4つの領域(第三の習慣)とミッション・ステートメント(第二の習慣)を連動して考えることです。4つの領域だけ知っていたとしても、それを実際の生活に活かすときにはミッション・ステートメントに対する理解なしにはうまく機能しないということです。
そして、4つの領域の目的は長期の夢に貢献する第二領域を増やすことですが、そのためには時間の使い方を見極めることの他に、ミッション・ステートメントを精査することも有効だということです。
ミッション・ステートメントを精査することで、いままで重要事項だと自覚していなかったことに自覚的になれれば、生活を大きく変えずとも第二領域を増やすことができるでしょう。
貴下の従順なる下僕 松崎より