7つの習慣×TaskChute2!これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる!!

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私の愛しいアップルパイへ

かの「7つの習慣」で提唱されている有名なタイムマネジメントの考え方として、“緊急度×重要度”の指標があります。

これは緊急事項ではなく、重要事項にフォーカスを当てることで、より効果的に自己管理をしようという方法論です。

先日、正式にTaskChute2がリリースされたことによって、この管理手法は次のステージに移りました。

ついにお目見えだ!次世代タスク管理ツール「TaskChute2」のスゴイとこ!! | jMatsuzaki

7つの習慣×TaskChute2!

待ちわびました。例えるなら”夜明け”。これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる!!

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第三の習慣:重要事項を優先する

まずは7つの習慣で提唱されているタイムマネジメントの概要を紹介しましょう。

7つの習慣では、第三の習慣として「重要事項を優先する」というタイムマネジメントの概念が解説されています。

これは目の前にある単発的で緊急な仕事より、人生全体を長期的に考えたときに重要な仕事に重心を置こうという考え方です。

“能率よりも効果に重きをおけ”ということです。

第四世代のタイムマネジメント

第三の習慣である「重要事項を優先する」タイムマネジメントを、本書では第四世代のタイムマネジメントと定義しています。第一~第四世代を一通り見てみましょう。

【第一世代】
⇒単なるメモやチェックリスト。そこに優先順位の概念はない。

【第二世代】
⇒カレンダーや予定。決まった時間に約束の場所に行けるだけで、やはり優先順位の概念はない。

【第三世代】
⇒前の2つの世代に優先順位や価値観を取り入れたもの。
ただし、中心的な概念は”仕事”と”期限”であり、問題や危機といった緊急な仕事に囚われがちになる。
ほとんどの人はこの世代のタイムマネジメントを行っている。

【第四世代】
⇒物や時間より、人生全体の長期的なミッションを達成することに焦点を合わせた考え方。
“人生における重要度”がものを見る尺度になっていて、仕事~家庭まで、生活全体をバランスよく効果的に管理することに主眼をおいている。

時間管理のマトリクス

この第四世代のタイムマネジメントを象徴するのは、“緊急度×重要度”によって作られる時間管理マトリクスと呼ばれるものです。

時間管理マトリクス

時間管理マトリクス

第四世代のタイムマネジメントによる自己管理の目的は、長期的に考えて人生全体に刺激と豊穣と幸福をもたらす「第二領域」に集中することです。

通常なら後回しになりがちなこの「第二領域」の活動を、人生全体の中でどれだけ増やせるかが成功の鍵を握っているのです。

4つの領域の詳細な解説は以下の記事によくまとまっているので、興味のある方は目を通してみて下さい。よくまとまっていると言っても、私がまとめたんですがね。hehe

タスクを実行に移す時は”緊急度”と”重要度”で4つに分類する(前編)

7つの習慣の欠点

第四世代のタイムマネジメントでは、社会への貢献、個人的な成長、健康の増進、家庭生活の充実など、人生全体の大きなミッションごとに第二領域の目標を設定し、実行していくことになります。

これは以下のような手順で実現されます。

手順1:自分の生活のミッション(あるいは役割)を定義する
手順2:ミッションごとに次の一週間で達成したい「第二領域」の目標を設定する
手順3:目標を達成するための活動をスケジュールに入れる
手順4:活動を実行し、達成度を評価する

本書ではこれらを実現するための、ミッションを書くスペースと、目標を書くスペースと、カレンダーが書かれた「第四世代の手帳」のレイアウトが掲載されています。

ここで私は挫折しました。なぜなら私たちの人生は思ったより複雑であり、ミッションごとに第二領域の目標をたてるだけでは管理が荒く不十分なのです。

特に私のように、働いている時間以外のわずかな時間で夢を追う人間にとっては、管理負荷を抑えながらもっと細部まで管理できる、完璧な「第四世代の手帳」が必要だったのです。

私が得た教訓はこうです。

第一領域~第四領域まで、4つの領域全てがきちんと洗い出されていなければ、第二領域に集中することはできない。

TaskChute2を第四世代の手帳に使う

あのシゴタノ!の大橋さんが開発したTaskChute2が登場したことによって、状況は劇的に改善しました。

最小限の労力で全ての領域を漏れなく管理できる、“完璧な第四世代のタイムマネジメント”が可能となったのです。

ミッションと領域が漏れなく表現できる

TaskChute2では1つの行動をProjectとModeという2つの概念で分類することができます。7つの習慣にのっとって、ミッションと4つの領域をそのまま表現できるのです。

ミッションと領域による分類

ミッションと領域による分類

これで第二領域の管理だけに偏重した不完全な手帳から卒業できます。TaskChute2では第一領域~第四領域までの全てを、フラットに並べることが出来るからです。

行動は常に4つの領域と共にある

TaskChute2ではModeによって行の色が変わります。つまり、1日が領域ごとに4色で色分けされるということです。

領域による色分け

領域による色分け

これなら今の行動が第一領域~第四領域の何に分類されているのか直感的に理解できます。

第一領域~第四領域の分類が意識されれば1つ1つの行動が変わります。

第一領域には再発を予防する手を打ち、第二領域には全神経を集中させ、第三領域は短縮する工夫をし、第四領域は減らす努力をするのです。

最小の労力で精密なスケジュール管理を可能とする

今までは第一領域~第四領域までの全てを管理するのは不可能でした。管理負荷が高すぎるからです。

1日を分単位で全てスケジューリングする必要がありますし、通常ならそんなことは全く不可能だからです。

だからこそ第四世代の手帳は最も重要な第二領域の管理に偏重せざるを得なかったわけです。

しかしTaskChute2なら実現可能です。過去の生活習慣からルーチンを発見し、未来の計画に活かすという手法によって、スケジュールの管理負荷を大幅に下げることができるからです。

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タスクも含めて1日のあらゆる行動は過去の行動の繰り返しだと。そしてそれらは明確な周期を持ったルーチンタスクに過ぎないと。 …

4つの領域のバランスを分析できる

上述の通り、従来の第四世代の手帳では第二領域の時間を把握することはできますが、第一領域~第四領域まで全てのバランスを分析することはできません。

しかし、第二領域の活動を増やすためには、他の3つの領域がどれだけの割合を持っているか把握することが必要不可欠です。

TaskChute2ではExcelの分析機能をそのまま使用できるため、今自分の生活がどの領域に偏っているかを容易に分析することができます。

領域を軸にグラフ化

領域を軸にグラフ化

過去の実績を分析することも、未来の計画を分析することもできます。

こうすることで初めて、どの領域を第二領域に転化できるか、戦略をたてることが可能となるのです。

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第二領域に執拗に食らいつけ!

第一領域~第四領域の全てを可視化するのは簡単なことではありません。本当に必要だと感じなければきっと挫けてしまうでしょう。

私はTaskChute2によるタイムマネジメントで、一週間で第二領域に割ける平均的な時間をどうにかこうにか40時間まで増やすことができました。しかし、これはまだ1週間の内の25%に過ぎません。

私は今この25%に全てを賭けています。この時間を絶対に減らしたくはないし、1分でも1秒でも増やすことが出来ればと心から渇望しています。

そのためには、完璧な第四世代の手帳を手に入れることが絶対に必要だったのです。

▼TaskChuteについては以下より。無料のお試し版もあります。

貴下の従順なる下僕 松崎より

photo credit: Alexander Becker via photopin cc

 
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システム系の専門学校を卒業後、システム屋として6年半の会社員生活を経て独立。ブログ「jMatsuzaki」を通して、小学生のころからの夢であった音楽家へ至るまでの全プロセスを公開することで、のっぴきならない現実を乗り越えて、諦めきれない夢に向かう生き方を伝えている。

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