jMatsuzaki TaskChute Cloud開発者ブログ
photo credit: hufse via photopin cc
私の愛しいアップルパイへ
Yeeeaaah！お待ちかね！やっとこの時間がきたぜぇ！この番組を聴いてるナチュラル・ボーン・ドリーマーズども！会 い た か っ た ぜ ぇ！！
さぁさぁさぁさぁ！俺たちを取り囲むこの非情なる現実に向けてドリーム＆バーニングを拡散していこうじゃあねぇか！！
ま～ず～は！視聴者からの質問コーナーだぁ！今日もたくさんのカウボーイたちから質問が届いてるぜぇ。俺がまだマフィアだった頃の話や、ヴェネツィアで見つけた美少年の話、ノルマンディーに上陸したときの話とか、お前ら色々と知りたいようだなぁ。俺がまだやんちゃしてた頃の話もある。どこでそんな噂を聞きつけて来たんだぁ～？
おっと、なかなか良い質問をしているカウボーイが居るなぁ。よし、今日はこの質問を取り上げることとしよう！
Q：期限の厳しい複数のプロジェクトが重なったとき、どのように期限管理をしていますか？
期限の厳しい複数のプロジェクトが重なったときの管理方法
普通にいきます。
現状の私の仕事ではあまり期限の厳しい仕事というのが発生しづらいので、さほど高度な管理はしていません。多分に直感に頼っています。
期限の厳しい複数のプロジェクトが重なったときの管理方法として私が行なっているのは２段階あります。１つめは日常的に行なっている管理方法で、２つめは状況が複雑になってきたときだけ特別に実施している管理方法です。
１．週ごとに期限のある仕事をチェックして計画をたてる方法
私が日常的に行なっている方法は、期限に関する情報とそれに関するタスクを週ごとにチェックして、毎週計画をたてる方法です。
まず期限に関する情報を入手したら、忘れずにGoogleカレンダーに登録しておきます。
あとは週次で直近の期限情報を確認し、次の一週間の関連タスクの実行日でタスクを計画します。
期限は直前で更新されることもあるため、毎日カレンダーを確認して、更新があれば今日・明日のタスクの構成を再検討します。
この方法だと期限が迫ってきたタスクだけを管理すれば良いので、計画をメンテナンスする負荷を最小にできます。その代わり数ヶ月や数年に渡るような大規模なプロジェクトでは、進捗の遅れを把握しづらくなるため注意が必要です。
２．特に期限の厳しいプロジェクト群を別だししてWBSを作る方法
稀に期限の厳しい複数のプロジェクトが重なりあった場合には、専用のWBSを作成して管理することもあります。
WBSの形式はプロジェクトの数や性質(メンバー数や重要度など)によって様々です。タスクごとに日付と進捗を管理するものもあれば、プロジェクトごとに週ごとのタスクを箇条書きするものもあります。
WBSは日次でタスクの進捗をチェックして、すぐに処理が必要なタスクをタスク管理ツールに転記します。
そしてタスク管理ツールの中でWBSに記載されていない他のプロジェクトのタスクなどと折り合いをつけながら、各タスクの優先度を精査していきます。 これは１つめの管理方法と同様です。
この方法は該当のプロジェクト群だけを別出しで管理できるので、厳密な進捗管理が可能になります。遅れが発生したら早めに把握できるので、キャッチアップも容易になります。
しかし、通常のタスク管理とは別にWBSの管理も行わないといけないため、当然負荷は高くなります。
うまく回せるシステムを作ろう！
期限管理・タスク管理の核となるのはツールではなくシステムです。
自分好みのツールの組み合わせや使用ルールを模索し、ツールと運用をセットにしたシステムを作りあげることがまずもって大切なのです。
▼チームで行う場合にはP2Mのガイド・資格が参考になります。
貴下の従順なる下僕 松崎より
