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私の愛しいアップルパイへ

今あなたはその洗練された「タスク管理」をさらにレベルアップさせてたいと考えている。ビンゴですね。

そしてあなたが渇望しているのは、一定の時間内でより多くのタスクを処理できるようになることではなく、より効果の高い時間の使い方をすることのはずです。ビンゴですね。

よろしい。タスク管理によって「効率」を上げるのではなく「効果」を上げたいのなら、私の口はあなたの耳に相応しいはずです。

今日は「効率」から「効果」へシフトすることで、タスク管理をレベルアップする５STEPをご紹介しましょう。

タスク管理のレベルを上げる５STEP！！

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STEP１：「願望」と「予定」は別出しする

まず必要なのは、「効果」だけに着目したタスクリストを作ることです。

特に注意すべきは”単にやってみたいこと”と”時間が指定されたイベント”をタスクリストに混在させないことです。

これら「願望」と「予定」はタスクリストとは別の場所で管理することをお勧めします。

私の場合「願望」はEvernoteで管理し、「予定」はGoogleカレンダーで管理しています。

そうすることで初めてあなたは“いま何をすれば最も「効果」が上がるか”だけに集中できるのです。

STEP２：今週の優先タスクを事前に絞り込む

タスクリストが完成したら、次は空き時間に場当たり的にタスクを処理するのを止めることです。

今週１週間でどのタスクたちを優先的に処理すべきか、事前に絞り込むようにしてみましょう。

私は毎週土曜日に、タスクリストの中から来週一週間で処理すべきタスクに印をつけ、絞り込むようにしています。

毎週末、来週１週間で優先的に処理するタスクを絞り込む作戦会議の時間を持てば、それは大きな一歩になるでしょう。

STEP３：重要度の高いものから着手する

今週の優先タスクを絞り込めたなら、今度はそれら１つ１つに重要度を付けてみましょう。絞り込んだ優先タスクを、どの順番で処理していくか決定するためです。

そして、時間が短くて済むものや取り組みやすそうなものから処理するのを止めて、重要なものから着手するようにしてみましょう。

私は優先タスクを見回して、いま実行すれば最も高い効果が見込めるタスクを、５段階で評価するようにしています。そして、原則として最も重要度の高いものから着手するのです。

STEP４：タスクの実行記録をつける

タスクを処理したら、その実行記録をつけるようにしてみましょう。タスク管理と記録の間には、驚くべき相乗効果が隠れていると知っている人は少ないです。

記録は、時間の使い方に対する自覚を強め、未来を適切に修正しようとし始めるからです。

タスクを処理するごとに開始時刻と終了時刻と経過時間を記録していけば、大きな効果を見込めるでしょう。

STEP５：日記を活用する

最後にタスクの実行記録に加えて、一日の実績を評価する日記をつけ始めてみましょう。「タスク管理」と「日記」に関係があるなんて驚きましたか。しかし事実です。

重要なものを優先できたかチェックし、工夫した点や改善すべき点などを毎日評価してみるのです。

私は４行日記というものを独自にカスタマイズしたひな形を用いています。

日記を次の日以降に活かすことが出来れば、あなたのタスク管理は確実にレベルアップできるでしょう。

「効率」から「効果」へ

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いかがでしょうか。今日は効果を高める「タスク管理」のコツとして、以下５つのSTEPを私のやり方を踏まえて紹介させて頂きました。

・STEP１：「願望」と「予定」は別出しする
・STEP２：今週の優先タスクを事前に絞り込む
・STEP３：重要度の高いものから着手する
・STEP４：タスクの実行記録をつける
・STEP５：日記を活用する

闇雲に時間を稼ごうとするなんてエレガントさに欠けています。あなたが「タスク管理」をレベルアップさせたいと願うのなら、効率より効果を上げることに注力してみましょう。

貴下の従順なる下僕　松崎より