人事異動で今の職場から離任するときのチェックリスト～１．業務引継ぎ編～

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私の愛しいアップルパイへ

今月末、６年と半年勤めた会社を退職することが決まりました。離任にあたっては、お世話になった職場に迷惑をかけることなく、きちんと後始末はしていきたいものです。あなたもそう思うでしょう？

離任にあたって何をすれば良いかは業種や職場によってまったく内容が違いそうですが、今回の経験で業務や職場に関わらず離任時に気をつけたいポイントが見えてきました。

そこで今回から２回に渡って、私が離任するにあたって気をつけたポイントを整理してみることにします。きっとあなたも必要になるときが来るはずです。 まず今日は後任への業務引継ぎについてポイントをまとめてみましょう。

離任するときのチェックリスト～１．業務引継ぎ編～

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離任するにあたっては、自分が担っていた業務を他の誰かに引継ぎする必要が出てくるでしょう。

今回はその業務引継ぎをスムーズにするためのポイントを５つ紹介します。ラインアップは以下の通りです。

１．引継ぎタスクの管理表を作成する
２．業務遂行に必要となる資料を取りまとめる
３．対面で業務説明する時間を十分に確保する
４．会議一覧を作成して一緒に参加する
５．関係者とその連絡先を一覧化する

それでは１つ１つ見ていきましょう。

１．引継ぎタスクの管理表を作成する

離任が決まったら引継ぎタスクの管理表を速やかに作成します。

自分で認識している引継ぎタスクをリスト化しておき共有しておくことで、早い段階でタスクの抜け漏れをチェックできます。

また、残タスクを明確にしておくことで引継ぎのゴールが明確になるので、引継ぎ後のトラブル抑制にも一役買います。

残タスク管理表の項目は最低限以下のようなものが必要になるでしょう。

・タスク名
・完了期限
・担当者
・ステータス（未着手/仕掛中/待機/完了）
・進捗状況

進捗状況については随時更新しておき、定期的に後任者と進捗確認会を開催するのが望ましいでしょう。

２．業務遂行に必要となる資料を取りまとめる

業務遂行に必要となる資料を取りまとめて引き継ぐのは必須になるでしょう。

自分が離任した後も業務遂行をガイドしてくれる手順書などは強力なサポートになるはずです。

エクセルなどを使って資料の一覧と格納先をリストアップしておくとGoooooodです。

３．対面で業務説明する時間を十分に確保する

引継ぎ期間がどのくらいあるかにもよりますが、後任者と直接話す時間をなるべく多く確保した方が良いでしょう。

紙の引継ぎ資料を取りまとめて渡すのはもちろん必須ですが、文章だけでは伝えきれない部分が多分にあるはずだからです。

この手の文章化しきれない”野生のカン”みたいな情報が凄く重要になったりするので、とにかく直接会話して引き継ぐ時間を確保しましょう。

４．会議一覧を作成して一緒に参加する

引継ぎで強力なパワーを発揮するのが会議への参加です。

後任者と定例の進捗会議などに一緒に参加すれば、プロジェクトのリアルな現状を把握するのに役立ちます。その際、定期的に開催されている会議の内容と参加者をリストアップしておいてあげると親切です。

プロジェクトの現状を自分が説明するより、現場の生の声をダイレクトに聞くことができるので効果的です。

さらに、後任者が今後業務を共であろう関係者への顔出しにもなるので、一石二鳥というものです。

５．関係者とその連絡先を一覧化する

今まで自分が担当していた業務のすべてを細部に渡って引き継ぐのは困難でしょう。

ですから、業務を遂行する上で困ったときに相談できる人を関係者一覧としてリスト化しておきましょう。

特にプロジェクトごとにこの人に聞けば大丈夫という”キーマン” を明確にしておくと良いでしょう。

最後まで”紳士”であれ！

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引継ぎ期間に入ると「もう自分は去るんだし手を抜いてしまおう」という蚊のように狡猾な考えが浮かんでくるものです。しかし、そこで流されてはいけません。

最後まで責任感をもって、後任者へスムーズな引継ぎを終えて離任するのが”紳士”というものです。

次回の記事では離任までにやっておきたい事務処理を中心に取りまとめますので、ご期待下さい。

貴下の従順なる下僕　松崎より

 

▼ネクストッ！

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