人事異動で今の職場から離任するときのチェックリスト～２．事務処理編～

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私の愛しいアップルパイへ

今日は前回に引き続き、業務や職場に関わらず離任時に気をつけたいポイントを紹介します。

人事異動で今の職場から離任するときのチェックリスト～１．業務引継ぎ編～ | jMatsuzaki 離任するにあたっては、自分が担っていた業務を他の誰かに引継ぎする必要が出てくるでしょう。 …

 

前回は後任者への”引き継ぎ”に焦点をあてたので、今回は離任に向けての事務的な処理について紹介していきましょう。

最後くらいキチンとやり残しなく綺麗にして旅立ちたい。そう思うでしょう？それなら私の口はあなたの耳に相応しいはずです。

離任するときのチェックリスト～２．事務処理編～

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離任するにあたっては、自分が離任することで発生する事務的な処理が発生するでしょう。

業務に直結しない事務的なものだからと軽んじず、最後まで紳士であり続けましょう。”立つ鳥跡を濁さず”とはよく言ったもんです。

さて、今日のラインアップは以下の通りです。

１．社内システムの各種アカウントを削除する
２．申請・承認フローの変更を周知する
３．PCや携帯電話などの貸与機器を返却する
４．個人的な物品を処分する
５．関係者へ退場の挨拶をする
６．挨拶できなかった方にお礼メールを出す

１．社内システムの各種アカウントを削除する

業務でPCを扱っていた場合には、忘れずに自分のアカウントやデータを消去していきましょう。

また、社内のシステムに個別に自分のアカウントが作成されている場合には、PCのアカウントと併せてそちらも忘れずに削除するようにしておきましょう。

不要なアカウントを残置しておくのは見栄えがよろしくないだけでなく、時にはそういった不要なアカウントがセキュリティホールになる場合もあるので、忘れずに消していきたいものです。

２．申請・承認フローの変更を周知する

社内の申請類で自分が承認しているものがある場合は、申請フローの変更を申請者へ周知するのをお忘れなく。

その際には自分の代わりを誰が務めるか明確にしておきましょう。

特に組織が大きくなると、複雑に絡み合った申請と承認フローによって重要な業務が進んでいくことも多いので、自分が居なくなっても滞りなく回るようにキチンと整理していきたいところです。

３．PCや携帯電話などの貸与機器を返却する

PCや携帯電話など、会社から貸与されていた物品は忘れずに返却しましょう。その際、必要な申請や管理台帳の更新が必要あるなら、そちらも忘れずに行いましょう。

他にも、フロアに入る為の電子カードやロッカーやキャビネ、内線電話なども返却をお忘れなく。

４．個人的な物品を処分する

引き継ぎとして使う資料や、会社から貸与を受けていた機器以外で、個人的な物品を持ち込んでいる場合はキチンと持って帰るか処分しましょう。

文房具や書籍、マウスパッドやカレンダー、名刺など、色々な私物が溜まっているはずです。

５．関係者へ離任の挨拶をする

離任当日になったら、業務終了時間の２時間前くらいを目途に直接挨拶に回るようにします。

挨拶にあたってはクッキーなどの焼き菓子などを配るのが一般的のようです。加えて、特段お世話になった方には感謝の気持ちとしてハンカチなどを添えるのも良いでしょう。

私は業務でお世話になった方々にクッキーを配り、同じ所属の方を中心に特にお世話になった方１０名にブランドもののハンカチを配りました。

尚、直接挨拶したい人が離任当日に外出などで居ない可能性もあるので、スケジュールは事前に確認しておきましょう。

６．挨拶できなかった方にお礼のメールを出す

実際は全ての人に直接挨拶するのは難しい場合が多いでしょう。その時は部署全体をBCCに入れるなどして、関係部署全体に向けてお礼メールを帰宅前に送信しましょう。

離任した後、関係者が自分に仕事を頼もうとして、初めて離任を知ったなんてことにはならないようにしたいところです。

後任が決まっている場合は、メールの中で後任者を明示しても良いかもしれません。

別れは気持ちよく

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お世話になった職場を離れるとき、最後の別れは気持ちよく迎えたいものです。

関係者から気持ちよく見送ってもらえるよう、最後の仕事をスマートにこなしましょう。幸運を。

貴下の従順なる下僕　松崎より