いま割り込みの依頼がきたら代わりに何の時間が犠牲になるか分かっているとNoを言えるようになる

2014年4月23日投稿 2015年10月13日更新カテゴリ：タスク・スケジュール管理

photo credit: University of the Fraser Valley via photopin cc

私の愛しいアップルパイへ

言うまでもなく時間は限られています。そして自分はたったの１人しか存在しません。ですから、何かをやることと、何かができないことは、同じコインの表と裏です。

しかし、日常の中ではこういった危機感が薄くなってしまいます。そして、どうしても人からの依頼などの割り込みに対して、深く考えず安請け合いしてしまうのです。その裏には、本来やるべきだった重要な何かが犠牲になっているかもしれないのに！

１つ１つは小さなことかもしれませんが、積み重なれば後で激しく後悔することになります。誰かがこんなことを言っていました。「自分の計画を持たねば、他人の計画に組み込まれるだけ」と。

いま割り込みの依頼がきたら代わりに何の時間が犠牲になるか分かっているとNoを言えるようになる

私自身、「No！」というのが苦手な人間です。人からの依頼や人を手助けできる機会があると、どうしても首を突っ込みたくなります。人の依頼ごとというのは、その人を満足させれば良いのでゴールが分かりやすく、頼られている快感が伴うので悪魔的な魅力を持っています。

しかし、流れに身を任せていると、後になって自分にとって真に重要なことに時間が割けていないと嘆くことになります。これではいけません。そこで私が実践しはじめたのが、いま割り込みの依頼が入ったら代わりに何の時間が犠牲になるかを明確にすることでした。

これが明確になっていると、安請け合いをする前に「Yes」と言うか「No」と言うかを判断するスペースが生まれます。具体的なやり方は大きく3STEPあります。

STEP1：理想の時間割をつくる
STEP2：理想と現実のギャップを振り返る
STEP3：犠牲になったプロジェクトを洗い出す

理想の時間割から犠牲になっている重要プロジェクトを見極めて判断材料とする

一番難しいのが「STEP1」です。これの詳しいやり方は以下の記事にまとまっていますので、こちらをご覧ください。

１ヶ月間の行動記録があれば理想の時間割りを現実的に導き出せる | jMatsuzaki

▼こちらは最新の理想の時間割りです。プロジェクトごとに1週間で費やしたい時間が決められています。

▼STEP2では同じ形式で1週間の実績レポートを作ります。以下は最新の実績レポートです。プロジェクト名に微妙に差異がありますが、基本的には左から対応しています。これを見ると時間が多い(青矢印)と少ない(赤矢印)時間が浮かび上がってきます。

このグラフをみてSTEP3ではどんな理由でどのプロジェクトの時間が足りなくなったかを振り返ります。

この週の場合ですと、とある受注案件と飛び込みの依頼(「社会」に含まれているもの)に想定以上の時間がかかっています。この状態で音楽の時間(小品制作とjMatsuzaki Factoryに該当)を多少強引に確保したため、執筆時間、運動やストレッチの時間、家族や友人との交流時間が犠牲になったことが読み取れます。

こういったことを毎週続けていくと、いま割り込みの依頼を受けるとどんな影響があるか具体的に想像できるようになります。