スケジュール管理術vol.4！Toodledoで今週の行動を組み立てる

2011年11月18日投稿 2014年2月8日更新カテゴリ：Toodledo

　

　
私の愛しいアップルパイへ
　
前回の記事までで行動を組み立て、スケジュールを作成するまでの「考え方」、「使うリスト」、「作業フロー」と順番に見てきました。
　
今回からはさらに一歩踏み込んで、これら一連のスケジュール管理方法について、Toodledoを使った実装方法をご紹介します。
　
まずは“今週の行動”を組み立てる方法です。

純粋な”次の行動リスト”を軸足にする

私のスケジュール管理はGTDが土台になっています。
　
Toodledoにはとても全て使い切れない程の様々な機能がありますが、なるべくシンプルにGTDに準拠する様にしています。
　
GTDを実践する中で、備忘録や参考資料、予定、いつかやる事など、数種類の行動が抽出されまが、目に見える形で得られる最も重要な成果物は”次の行動”リストでしょう。
　
私のスケジュールも全てはこの”次の行動”リストが出発点であり、軸足になっています。
　
Toodledo上では、この“次の行動”をスターで表します。
　

次の行動を特定する

　
スターで絞り込めば、時間と状況(=コンテキスト)さえ整えば今すぐにでも着手できる純粋な”次の行動”リストが簡単に抽出できます。
　

次の行動リストを絞り込む

今週の行動を組み立てる方法

“今週の行動”を組み立てる段階では、”次の行動”から特定の行動を選択し、優先度を設定し、着手日の設定する事によって実行します。
　

今週の行動を組み立てる作業フロー

　
　
●次の行動リストから今週着手する行動を特定する
　
これはコンテキストを用いて実践します。タグやステータスを使う方法も考えられますが、オススメはコンテキストです。理由は後ほど説明します。
　
作業内容としては、次の行動リストを開き、今週着手しようと思った行動に”[今週]”というコンテキストを設定していくだけです。
　

今週の行動を特定する

　
“[今週]”コンテキストで絞り込めば、”今週の行動”リストの完成です。
　

今週の行動リストを作る

　
　
●特定した今週の行動に５段階で優先度を決める
　
“今週の行動”リストを開き、重要なものから順に５段階で優先度を決めていきます。これは作業の着手日を決める基準とするもので、一時的な情報の付与です。
　
各段階の基準は特に設けず、それぞれの行動の相対的な重要度の差によって優先度を決めて行きます。
　
Toodledoにおいてはそのまま「Priority」という属性を使用します。３から－１までの５段階で優先度が設定できます。
　

行動に優先度を設定する

　
　
●優先度の高い行動から順に早い着手日を設定する
　
優先度が決定したら、”今週の行動”リストを優先度の高い順に並べ替えます。
　
そして上から順に作業の着手日を決めて行きます。優先度が最も高い行動は明日、その次は明後日、、という風にです。
　
私はこの作業を毎週土曜日にやっている為、最も優先度が高い順に日曜日から月曜日、火曜日と割り当てて行きます。
　

行動に着手日を設定する

　
着手日を明日にすべきか、明後日にすべきか、３日後にすべきかという点については、１日の作業ボリュームを鑑みてある種の直感で決めていきます。
　
私は平日は作業時間を４時間、休日は１０時間くらいの見込みでざっくり付けています。
　
しかし、この着手日は最終的には前日の寝る前に見直されるので、ここではあまり細かい事には拘りません。

週次レビューと組み合わせる

この様にして私は”次の行動リスト”から”今週の行動”を特定しています。
　
　
尚、これら一連の行動の前に「次の行動リストに目を通し、全体を把握する」という作業を行います。GTDでいう「週次レビュー」にあたるものです。
　
週次レビューの中では、次の行動を棚卸しして、一週間のメールや各種更新データに目を通したり、全ての行動を見直したり、レポート化したりといった事を１～２時間程度かけて行います。
　
これらの目的は、自分の現在の状況を隅から隅まで把握する事にあります。
　
そして、この“現在の状況”が脳のCPUキャッシュとも言える様な、一番ホットな記憶領域にある内に今週の行動を組み立てていくのです。
　
これによって初めて正しく適切な行動の選択が可能となり、概ね妥当な優先度と着手日が設定できるのです。
　
　
次回からはついに”明日の行動”の組み立てに踏み込みます。
　
貴下の従順なる下僕　松崎より