秘伝！アナログにGTDを実践する方法教えます！！　～２．環境を準備しよう！の巻～

私の愛しいアップルパイへ

　

私が保有する二つのGTD実行環境。名付けて“ダブルGTDシステム”。

　

一つはEvernoteやNozbeなどのクラウドサービスを用いた、昨今では一般的なGTDシステムです。

　

そしてもう一つは紙とペンと中心とした、アナログな、あまりにアナログなGTDシステムに仕上がっています。

　

このシリーズ記事では、このアナログなGTDシステムについての実践方法を数回に渡ってお送りします。

　

今回はシリーズ第二弾となる「環境を準備しよう！」の巻です。

　

私がいかなる環境下でアナログGTDシステムを構築しているのかに焦点を当てて説明します。

　

　

ちなみに、シリーズ第一弾はこちらです。初めての方は是非目を通してみて下さい。

秘伝！アナログにGTDを実践する方法教えます！！　～１．ダブルGTDシステムとは？の巻～

　

　

　

GTDが優れているのは、ツールを問わずどんな環境でも実践できるという点でしょう。だからこそ多くの制約を持つ我が環境でもスムーズに運用できています。

　

例えその場所がアレであろうともです！巧い例えが思い浮かばなかったので先に進みましょう。

　

そこで、まずはGTDを実践する為に使う道具を決めないといけません。日々増殖していく情報を分類し、適切に整理できる箱を用意するのです。

　

私が使用している環境を説明する前に、まずはGTDで必要となる箱の種類をおさらいしておきましょう。

　

GTDでは以下8つの情報を管理する箱を用意します。一つの箱に複数種類の情報を格納するのも有りです。

　

1.次にとるべき行動のリスト

2.連絡待ちリスト

3.いつかやる/多分やるリスト

4.プロジェクトリスト

5.プロジェクトの参考情報

6.資料

7.カレンダーに記入する行動

8.備忘録

　

ここで注目して頂きたいのは1～4の情報です。これこそGTDの本質をなす”行動のリスト”であり、GTDの実行環境として最も重要なものです。

　

クラウドサービスで言えば、NozbeやToodledoにあたるところでしょう。

　

逆に5～8については、資料置き場とカレンダーになりますが、これらはGTDを実践しようがしまいが存在する汎用的なものですので、今回は突っ込んだ説明はしません。

　

ちなみにカレンダーは（申しわけ程度で二世代程も時代遅れの！）予定管理システムが用意されている為、それを泣く泣く使っております。

また、資料についてですが、電子ファイルはWindowsの共有フォルダ上に保存しています。しかし依然として会議資料などを中心に膨大な数の紙資料が発生します。

それらは机の横に置いてあるキャビネに、野口悠紀雄氏の「超」整理法に習って保管されています。

　

さて、それでは私が1～4の”行動リスト”をいかなる道具で作っているのかを、ついにお教えします。

　

　

　

用意する物は4つあります。それらは以下の通りです。

　

1.ボールペン

2.クリアファイル

3.タックインデックス

4.ポスト・イット

　

　

一つ一つポイントを見て行きましょう。

　

1.ボールペン

　

最初から申し訳ないですが、特に説明する事はありません。書けるボールペンを用意しましょう。あえて言うなら単色で結構です。3色ボールペンなどを用意する必要はありません。

　

2.クリアファイル

　

あなたが蚊の様に狡猾であろうと欲するならば、必ず無色透明なものを用意しましょう。柄が付いていたり色が付いていたりすると魅力半減で、つい「ガッカリ」と口で言ってしまいます。

　

3.タックインデックス

　

サイズがいくつかありますが、私は指に良く馴染む23×29mmのものを愛用しています。色は赤・青の二色を使用していますが、一色しかなければ一色でも問題ありません。枚数は一袋あれば十分です。

　

4.ポスト・イット

　

これもサイズがいくつかありますが、何種類か試した結果75mm×25mmのもので落ち着きました。ポスト･イットはかなりの量を消費するので、大量に準備し、常に在庫に気を配りましょう。また、色はなるべく複数色用意できると良いです。私は赤・青・緑・黄の四色を愛用しています。

　

　

　

ひとまずここまでで環境の準備は整いました。より詳細な説明をする前に、なぜアナログなのかを簡単に説明しておきましょう。

　

我が職場には当然PCがありますし、一人が最低一台はPCを占有できます。

　

タスク管理系のツールは無く、ソフトウェアのインストールも不可ですが、Microsoft社のOfficeは一通り使用できる環境です。

　

最初はデジタルで管理できないか、いくつも方法を模索しました。

　

しかし、最終的に私がこの様に”行動リスト”の管理をアナログで徹底しているのは、取り回しの早さが段違いだからです。

　

そして、GTDの”行動リスト”で最も重要なのは、いかに早くシステム内の情報を”追加”・”更新”・”削除”できるかです。

　

その場合、PCだけで管理するにはどうしてもオーバーヘッドが出てしまいます。特にネックなのは、画面のロックです。

　

PCには画面ロックが自動で設定されており、解除にはパスワードが必要になります。また、ログインには複雑なパスワードが必要であり、とても迅速にシステムをメンテナンスできる環境ではありません。

　

その為、アナログに頼らざるを得ないという事なのです。

　

　

さて、本題に戻ります。準備は整ったので続いてこれらの道具の使い方を詳細に説明していきましょう。

　

　

と、思ったのですが、おっと、お母さんが呼んでる。もう行かなくちゃ。それじゃ今日はこの辺で。

　

　

貴下の従順なる下僕　松崎より

▼ご参考－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-－-

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 デビッド・アレン 田口 元 二見書房 2008-12-24by G-Tools

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書) 野口 悠紀雄 中央公論社 1993-11by G-Tools

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