秘伝！アナログにGTDを実践する方法教えます！！　～３．システムの全貌！の巻～

2011年10月9日投稿 2016年3月25日更新カテゴリ：GTDでタスク管理

　

Double trumpet / Ed Yourdon
　
私の愛しいアップルパイへ
　
私のアナログなGTDシステムを紹介するというこのシリーズもついに第三弾に突入です。
　
前回まででシステムに必要な環境・道具は説明しました。
　
という事は、ついに全貌を明かす時が来たという事です。
　
まずは道具の使い方・ルールを一通り説明します。
　
と言う事で今回は「システムの全貌！」の巻です。
　
尚、始めての方は是非第一弾からお読み頂けると幸甚でございます。
秘伝！アナログにGTDを実践する方法教えます！！　～１．ダブルGTDシステムとは？の巻～
秘伝！アナログにGTDを実践する方法教えます！！　～２．環境を準備しよう！の巻～

システムの全貌

前回の記事で、このシステムに必要な道具は4つだと説明しました。
　

1.ボールペン
2.クリアファイル
3.タックインデックス
4.ポスト・イット

　
それぞれの役割を簡単に説明します。
　
・ポスト・イット　…　タスクを書くもの。一枚のポスト・イットに一つのタスクを記入する
・クリアファイル　…　タスクをグルーピングするもの。フォルダ
・インデックス　…　クリアファイルに見出しを付けるもの
　
これらを組み合わせた全体像を見ていただくのが早いでしょう。図示すると以下の様になります。
　

完成図

　
一つ一つ使い方を見て行きましょう。
　
1.クリアファイル
　
まずクリアファイルですが、これはタスクをグルーピングする入れ物です。
　
A4サイズの無色透明クリアファイルに、ポストイットを入れることで、タスクのグループを表現できます。
　
2.タックインデックス
　
これは主にコンテキスト名を入れるラベルです。クリアファイルに直接貼ります。
　
色は二色とし、インデックスを貼る場所は見直す頻度ごとに三つに段階分けします。
　
一番上は赤のインデックスを使い、最も高い頻度で見直すファイルを置きます。つまり“Inbox”です。この段はInboxだけに占有させます。それだけ重要なのです。
　
次の段は青のインデックスを使い、通常の業務遂行時に必要となるファイルを重ねていきます。つまりは“次にとるべき行動のリスト”をコンテキストごとに分けたものです。
　
ちなみに私は「場所」「必要な道具」「関係する人」「タスクの状態」という4つの切り口でコンテキストを用意しています。
　
三段目はレビューなどのタイミングでしか見直さない、更新頻度、閲覧頻度の低いファイルを重ねます。それは“連絡待ちリスト”、”いつかやる/多分やるリスト”、”プロジェクトリスト”の三つです。
　
3.ポスト・イット
　
ポスト・イットには具体的なタスク・行動を随時記入していきます。タスク名を書き込んだポスト・イットは適切なクリアファイル内に貼り付けていきます。
　
A4サイズのクリアファイルに二列で貼っていくので、私が愛用している75mm×25mmのポスト･イットであれば一枚のクリアファイルに20枚程度入ります。
　
　
最後に全体をまとめてみましょう。
　

完成形まとめ

　
本物は持ち出しが出来ない為お見せできないのが残念ですが、これらをこの物理的現象界にて再現しようとするならば以下の様になるであろう！
　

実際に作成したもの(レプリカ)

このシステムの魅力

ひとまずこれで全貌はわかって頂けたでしょうか。
　
さて、唐突なのですが、私には超能力があります。それは何かと言うと、あなたの考えている事を見抜く能力です。
　
あなたは今こう考えているでしょう。「このシステムに対していくつも疑問が残っている」と。
　
そしてその疑問は以下の様な事に違いありません。
　
・なぜクリアフォルダなのか？
・クリアフォルダの置き方は？
・プロジェクトでの階層化は？
・インデックスの位置を頻度で分けるメリットは？
・ポストイットはどう色分けする？
・ポストイットに書く内容は？
　
いかがでしょうか。ふふ、ご安心下さい。その疑問に対する明確な回答は用意できております。それは次回ご紹介しますよ。
　
貴下の従順なる下僕　松崎より