jMatsuzaki TaskChute Cloud開発者ブログ
私の愛しいアップルパイへ
特定のイベントや納期の管理があまくて大惨事になったことが1回くらいはあるでしょう。私の場合は修学旅行で飛行機の出発時間に遅れて大惨事になりました。
その経験をもとに、期限に遅れを出さないために私が行っているスケジュール管理のコツをこの場でご披露させていただこうと思うわけです。
期限に遅れないスケジュール管理のためにやっている4つのこと
ここでいうスケジュール管理は、期限が明確なイベントごとを、準備も含めてどのように余裕をもって遅延なく進めていけるかとします。
1.期限の情報はかならず個別のカレンダーに登録
当たり前ではありますが、期限の情報は確認でき次第すぐにカレンダーの該当日に書き込みます。すると、カレンダーに期限情報が追記されていくわけですが、ここで大切なのは期限が登録されたカレンダーだけを個別にフィルタリングできるようにしておくことです。
カレンダーに期限もアイデアもタスクも書き込まれているようだと、重要な期限を見逃してしまうリスクが高まります。見逃してはいけない期限情報は、それだけをフィルタリングして見られるカレンダーを使いましょう。
ちなみに私のイチオシツールはGoogle Calendarです。Google Calendarであれば複数のカレンダーをつくって、個別に表示することも同時に表示することもできて便利です。
2.期限までに必要なタスクは実行日で管理
次に大切なのは期限までに必要なタスクをいつ実行するかです。例えば、期限までに資料作成、レビュー、修正、提出という4つのプロセスが必要な場合、期限当日に動きはじめても間に合いません。となると、資料作成をどのタイミングで実行に移すかということになります。
とはいえ、資料作成、レビュー、修正それぞれのデッドラインを期限情報としてカレンダーに登録してしまうと、管理が複雑になるうえに本当に重要な期限情報を見逃しかねないのでいけません。
そういうわけで、私は期限までに必要なプロセスはタスクとして別のツールに登録しておきます。そして、タスクについては期限ではなく実行日で管理するようにしています。
具体的な流れでいうと、毎週はじめに期限情報だけのカレンダーを眺めて、今週実行する必要があるタスクについては今週末を実行日にセットします。そして、毎日朝に今週末が実行日になっているタスクを眺めて、今日実行するタスクの実行日を今日にセットします。
これなら期限情報が書かれたカレンダーを汚しませんし、期限を守りながらもある程度柔軟にタスクをコントロールできます。また、実行日に実行できなかったタスクも一目瞭然なので遅延状況も把握できます。
▼ちなみに、私のイチオシツールはToodledoです。
3.複数の期限が重なる複雑なプロジェクトはガントチャートで個別に管理
大抵は(2)の管理で成り立つのですが、この管理方法は基本的に「一週間あれば大概の仕事はどうにかなる」という思想でできています。ですから、今週実行するタスクを管理しているだけでは不十分なほど複雑かつ大規模なプロジェクトがあるときには別の策が必要です。
そのようなプロジェクトには、特例としてそのプロジェクト専用のガントチャートを作って別出しで管理するようにします。
もちろんガントチャートの管理によってスケジュール管理の負荷は増えてしまいますが、それほど重要なプロジェクトであればきちんとガントチャートを使って管理するのが良いでしょう。
▼ちなみに、私のイチオシツールはBrabio!というガントチャート作成に特化したサービスです。
4.当日の期限情報にはアラームをセットしておく
時間まで決められた期限情報というものもあるでしょう。特定のイベントに参加する場合や、午前中が提出期限の資料などです。作業に没頭しているうちにうっかり時間が過ぎていたなんてことがあるので注意が必要です。
ですから、それらはその時間になったらアラームがなるようにします。私は一日のはじめに期限情報のカレンダーを見て、仕事の提出期限や、会議や、移動時間などの時間指定のイベントはすべてその時間にアラームが鳴るようにセットします。
外出先での会議のように、イベント前に会社を出る時間や電車に乗る時間といった期限がある場合はそれらもアラームが鳴るようにセットします。
アラームはスマホであればいくつもアプリがあるので選択肢には困らないでしょう。私はiPhoneユーザーなのでDueというアプリを使っています。
大惨事にならないようにスケジュール管理！
期限に遅れないようなスケジュール管理の仕組みができていると、余裕をもって仕事ができます。余裕をもって仕事ができると、ストレスフリーな状態で本当に没頭すべきことに没頭できるようになります。
今日お話したコツがそんな生活のために役立ったなら幸甚です。
貴下の従順なる下僕 松崎より
