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私の愛しいアップルパイへ

私が最も使い込んでいるタスク管理ツールに「TaskChute 2」というものがあります。これは一日の緻密な計画をたてながら実行ログをとれるという優れたツールです。

ただ、優れていると同時に取っ付きづらい面があるのも事実です。特に初めてTaskChute 2に触ったときにはきっと何から始めればいいか戸惑うことでしょう。

そこで、僭越ながらこの賤しいjMatsuzakiめが「TaskChute 2を手に入れたら初めの一週間でやること」についてお話しようではありませんか。

TaskChute 2を手に入れたら初めの一週間でやるべきこと

私が考えるに、TaskChute 2が備える高度な機能をいきなり全てこなそうとすると間違いなく挫折します。

ですからTaskChute 2を手に入れてから最初の一週間は、以下４つのことにフォーカス当てるべきだと私は考えます。

１．タスクの母艦を決める
２．一週間の行動ログをとる
３．週次レビューの予定を入れる
４．一週間目にルーチンタスクを設定する

１つ１つ見ていきましょう。

１．タスクの母艦を決める

勘違いしやすいのですが、TaskChute 2だけで全てのタスクを管理しようとしてはいけません。TaskChute 2はこれから着手するタスクを時系列で並べるような使い方をするため、今日やらなくていいタスクまで入れようとすると、管理しきれなくなるためです。できれば「今日絶対にやると決めたこと」だけを入れる場所にすべきです。

そこで大切なのは、今日やること以外のタスクも含めた全てのタスクを集めた母艦を別につくることです。私は「Toodledo」というツールを使っていますが、他のツールでも構いません。

このように、全てのタスクを集めた母艦と、今日やることだけに絞った「TaskChute 2」という２つのタスクリストを使い分けるのがまずもって重要なポイントです。

２．一週間の行動ログをとる

TaskChute 2では未来のタスクを管理し、実行ログを記録できるツールなのですが、最初の一週間はひたすらタスクの実行ログの記録だけに集中した方がいいです。

TaskChute 2はタスクの実行ログから未来の実行計画を作れるツールです。逆に実行ログを記録する習慣がきちんとできていないうちは、その真価を発揮することができないのです。

ですから最初の一週間は、タスクの母艦から次に実行するタスクだけをTaskChute 2に転記し、実行したら開始時間と終了時間を記録していくだけに絞るのがオススメです。

３．週次レビューの予定を入れる

たったいま未来のタスクを入れずに実行ログの記録に集中しましょうという話をしましたが、１つだけ例外があります。今週末に「週次レビュー」という１時間のタスクを入れてください。

週次レビューとは、一週間のログを振り返って次の一週間をより良くするための一人作戦会議をする時間です。どんなに細かくタスクの実行ログをとっていても、この振り返りの時間をきちんと確保していなければ無意味です。

こういった振り返りはどうしても後回しにしがちなので、先にTaskChute 2に入れて時間を予約してしまいましょう。

尚、週次レビューはその名のとおり毎週実行するものですから、毎週のタスクにしておきましょう。タスク名の後ろに「＠(日)(repeats)」と追記すれば毎週日曜日にタスクが生成されるようになります。

４．一週間目にルーチンタスクを設定する

一週間タスクの実行ログをとり続けていくと、ついに「週次レビューの日」が到来します。最初の週次レビューでは以下２つのことだけできればOKです。

・１．一週間の実行ログをもう一度眺めて、生活の改善点を炙りだす
・２．一週間の実行ログから、来週以降もやることをルーチン化する

１つ目を実行すれば、今週よりも来週を少し良くするための現実的なアクションが見えてくることと思います。これをタスクとしてタスクの母艦に登録しておきましょう。

２つ目は特に重要です。一週間も実行ログが溜まっていると、毎日や毎週などのルーチン化されたタスクがあることに気づくでしょう。例えば掃除・洗濯・食事やゴミ捨てなどの生活に関するものから、定例ミーティングのような仕事に関するものまで多数あるはずです。

こういった既に習慣になっているタスクをもう一度作りなおして「繰り返しタスク設定」をしましょう。

こうして繰り返し設定をして、適切なタイミングでタスクが生成されるようになればタスク管理しないといけないタスクがどんどん減っていきます。そうなればタスク管理はどんどん楽になるでしょう。

この実行ログから未来を少し良くするサイクルを作り出せるのがTaskChute 2のパワフルなところです。

TaskChute 2の基本動作を習慣化する一週間

このように一週間を過ごせば、TaskChute 2の基本動作が習慣化されるはずです。もう一度ポイントをおさらいしましょう。

・TaskChute 2とは別の場所にタスクの母艦を持ちましょう
・TaskChute 2に随時実行ログを記録する習慣をつくりましょう
・毎週振り返りの時間を確保しましょう
・タスクのルーチン化を促進していきましょう

次の週以降もこの基本動作を忘れずに続けていけば、どんどんTaskChute 2が体に馴染んでいくはずです。

▼TaskChute 2は以下より入手可能です。無料のお試し版もあります。

貴下の従順なる下僕　松崎より