jMatsuzaki TaskChute Cloud開発者ブログ
私の愛しいアップルパイへ
「忙しいわりには、充実感がぜんぜんない……」
「タスクをこなしてもこなしても終わりが見えない。時間の使い方が下手なのかな……」
このように時間をどうしたらうまく使うのかは、誰もが抱える永遠の命題です。
平等に与えられた時間をどう使うかこそ、もっともも違いを生む能力の１つではないでしょうか。
私も以前は時間の使い方が下手くそでひどく苦労したくちです。
平日はヘトヘトになるまで働いて、休日はというと、
- インターネット
- 昼寝
たったこれだけで終える日々でした。
「さすがにこれはマズイ……！」
そう感じてから時間管理の重要性に目覚め、今となってはタスク管理ツール「TaskChute Cloud（タスクシュートクラウド）」の開発にまでいたりました。
しかし、もちろん最初からうまくいっていたわけではありません。
- タスクを棚卸する
- 緊急度と重要度のマトリックスで考える
- 優先順位を決める
- 5分ダッシュを試してみる
今では”タスク管理の人”と認知されるようになってきましたが、それまでにいろいろなメソッドを試してきました。
このページではその試行錯誤の中で学んだ、「小さな負荷で大きな効果を発揮する時間の使い方のコツ」をご紹介しようと思います。
どれも1日10分あれば試せることですので、是非取り入れてみてください。
- １．行動ログをつける
- ２．4行日記をつける
- ３．今日やることリストを作る
- ４．チェックリスト（手順書）を作る
- ５．脱線の回数を減らす
なんでこんな良いことを教えてくれるかって？
紳士だからですよ。グレゴリー・ペックみたいなね。
1日たった10分で時間の使い方をうまくする５つの方法
１．行動ログをつける
突然ですが、あなたはお金の記録をつけているでしょうか？
おそらく多くの人がお金の収支を記録をして、毎月見直していると思います。
では、時間はどうでしょうか？
私も旧来の友人に会うことがありますが、自分が何にどれくらい時間を使ったかを記録をつけている人はほとんどいませんでした。
これは体験談なのですが、自分の行動したログをこと細かにつける習慣は、時間の使い方を見直すパワフルなメソッドになります。
記録をつけることで無意識のうちにやっていた無駄な行動が抑制できるようになりますし、今後の改善策を考えるうえで貴重なアイデアソースになります。
▼家計簿と同じように時間の記録もつけて、時間の使い方を見直す効果をもっと知りたければこちらの記事をご覧ください。
２．4行日記をつける
一日の振り返りをする「日記」は、時間管理に役立ちます。
明日以降も成功パターンを再現し、失敗パターンを抑止するきっかけになるからです。
とはいえ、日記に馴染みがなければ何を書いていいか分からないかもしれません。
ひどく面倒に感じる人も居るでしょう。
そこでオススメなのが4行日記です。
- 事実
- 発見
- 教訓
- 宣言
これらを1行ずつ書いて、4行の日記をつくるメソッドです。
▼4行日記がどのような効果を発揮するかは、以下の記事も参考にしてみてください。
３．今日やることリストを作る
日々のタスク管理を回すにあたって、いま自分が抱えている全てのタスクからすぐできそうなものを都度選んで実行している人は多いでしょう。
毎日朝一で10分確保して、すべてのタスクとは別に今日やるタスクを作るようにしてみてください。
- 全てのタスク
- 今日やるタスク
これらを明確に分けるのです。
今日やる分だけのタスクリストはあなたに予想以上のパワーを与えてくれるでしょう。
今日やることを明確にし、今日やることしか書かれていないタスクリストを持てば、集中力と推進力が格段に上がります。
▼今日やることリストの作り方やコツについては以下を参考にしてみてください。
４．チェックリスト（手順書）を作る
人に仕事を依頼したり、引き継いだりするにあたって作業手順書を作ったことがあるでしょうか？
- チェックリスト
- レシピ
と言われたりもします。
そのチェックリストを、これから自分が実行するあらゆる仕事について作成するようにしてください。
- 1度しかやらないと思えるような仕事
- 人に引き継ぐ予定のない仕事
このような仕事であっても、です。
なぜなら、ほとんどの仕事は”繰り返し”だからです。
1度しかやらないと思えるような仕事も、実は大抵のものは何度も繰り返し実行しているはずです。
引越しだって葬式だってそうでしょう。
そして、どんな仕事でも手順を記録しておくべきです。
今日の自分と明日以降の自分は、ほとんど他人みたいなものだからです。
一度やった仕事も手順は曖昧になっていて、何も記録がなければ次回はまた一から調べるはめになります。
この無駄がどれほどあなたの時間を奪い、ミスを誘発していることでしょうか。
▼チェックリストの使い所については以下の記事が参考になるはずです。
５．脱線の回数を減らす
あなたもおそらく多くの仕事でパソコンやスマホを活用しているでしょう。
これらは確かに便利ですが、便利すぎるという側面もあります。
ボタン一つでメールを見たり、Twitterを見たり、Yahoo!ニュースを見たりできてしまうのです。
仕事にちょっと行き詰まったとき、ちょっと疲れが溜まったとき、このような他愛のない脱線に逃げ込みたくなります。
そのたびに脱線するのは損失です。
時間は浪費するし、他のことに気を取られて集中力が低下します。
脱線の回数を減らしましょう。
まったく見ないのは難しいでしょうから、SNSやメールは昼食を食べ終えるまで見ないようにしてみてください。
それだけでもかなり大きな効果を体感できるはずです。
▼SNSへの脱線を防ぐことで得られる効果については以下の記事も参考になるでしょう。
時間の使い方は訓練次第で誰でもうまくなる
- １．行動ログをつける
- ２．4行日記をつける
- ３．今日やることリストを作る
- ４．チェックリスト（手順書）を作る
- ５．脱線の回数を減らす
私が時間管理というものが好きなのは、汎用的に活かせる技術でありながら、誰でも習得できるものだからです。
しかも一日何時間も手間ひまかける必要などありません。
蛇が皮を脱ぐほどの時間も要りません。
是非今日ご紹介したものを１つでも試してみてください。
▼もっと体系的に整理されたやり方を知りたい場合は、以下の連載がオススメです。
貴下の従順なる下僕 松崎より
